Zwarts Veiligheid & Techniek is een specialist in hef- en hijsmiddelen en biedt diensten aan op het gebied van verkoop, verhuur, reparatie, onderhoud en keuringen. Bijna een jaar geleden spraken we Johan van Zwarts Veiligheid & Techniek al eens voor een interview. Toen deelden we in grote lijnen hoe zij onze software gebruiken en wat hun ervaringen zijn. Nu, bijna een jaar later, gaan we een stapje verder. In deze klantcase zoomen we dieper in op hun processen en de manier waarop onze software hierin een belangrijke rol speelt.
Centix: De kern van alle processen
Bij Zwarts vormt de Centix software de kern van al hun processen. Johan: “Ik ben ooit begonnen met alleen het certificatenprogramma. Toen ben ik gaan kijken: wat kan ik nog meer? Zo is het uiteindelijk doorgegroeid. Nu gebruiken we Centix voor de verhuur en verkoop, het beheren van werkorders, de planning, noem maar op. Doordat Centix zo flexibel is, is het voor ons heel handig en daarom blijven we ermee werken.”
“Alles is geïntegreerd in één systeem, wat het werken prettig maakt.”
Het verkoop- en verhuurproces
Het verkoop- en verhuurproces van Zwarts begint op kantoor. Klanten bellen of mailen om hun bestelling door te geven. Daarnaast beschikt Zwarts over de Centix-webshopfunctionaliteit, die ze volop aan het inrichten zijn. Deze functie zal straks vooral worden gebruikt voor productinformatie, zoals handleidingen, afmetingen en specificaties. “Klanten kunnen straks ook via deze weg bestellingen plaatsen”, aldus Johan.
Klanten van Zwarts krijgen een eigen inlog tot het Centix klantportaal, waardoor ze toegang hebben tot informatie over hun gekochte of gehuurde materieel. De verkoper pakt het proces op, controleert de aanvraag en stuurt een offerte of orderbevestiging naar de klant. Johan: “Wat ik prettig vind, is dat alles automatisch werkt. Zodra je opslaat, wordt de offerte of orderbevestiging direct verstuurd. Hierdoor verkleinen we de kans om iets te vergeten.”
Na goedkeuring van de bestelling wordt deze doorgestuurd naar de magazijnmeester, die op basis van de in Centix aangemaakte picklijst de producten verzamelt en klaarmaakt voor levering. Halffabricaten worden door keurmeesters voorbereid en daarna als compleet product aan de magazijnmeester overhandigd. Zodra alles gereed is, maakt de magazijnmeester de order klaar voor verzending of afhaling. Johan benadrukt: “Alles wat hier de deur uitgaat, is altijd gecertificeerd.”



Voorraadbeheer met Centix
De voorraad van Zwarts wordt volledig beheerd in Centix, met gebruik van de bestelmodule. Johan legt uit: “Ons magazijn is recent voorzien van Centix QR-code stickers. Met een handscanner kunnen we alles eenvoudig inscannen. Omdat we als organisatie nog relatief jong zijn en dus nog niet voldoende historie hebben opgebouwd, voeren we momenteel wekelijkse nalooprondes uit om de voorraad te controleren. Het automatische bestelproces is beschikbaar in Centix, maar omdat we nog niet precies weten welke producten in welke periodes hard lopen, hebben we dit nog niet geactiveerd. Bij grote orders bestellen we de benodigde producten aanvullend om de voorraad niet leeg te trekken.” Wanneer een product niet op voorraad is, gebruikt Zwarts de Centix inkoopmodule om het direct in te kopen.
Retourverwerking bij verhuur
In de meeste gevallen brengen klanten de gehuurde producten zelf terug naar Zwarts. De magazijnmeester scant de retourproducten en maakt een retourbon aan, die automatisch naar de klant wordt verstuurd. Johan: “Zo’n 80% tot 90% van de klanten brengt de producten zelf terug. Het voordeel is dat we in geval van schade de klant direct kunnen aanspreken.” Schade wordt in Centix geregistreerd aan de hand van een schaderapport. Een medewerker inspecteert het product, documenteert de schade en voegt foto’s toe, waarna het rapport samen met een schadeofferte naar de klant wordt gestuurd.
Bij terugkomst wordt elk product gekeurd. Johan legt uit: “Wanneer een verhuurproduct terugkomt, wordt het eerst gekeurd. Het keuringscertificaat wordt alleen nog niet geactiveerd. Dit doen we pas op het moment dat het product opnieuw verhuurd wordt. Waarom? Soms ligt een product een halfjaar op de plank en als een klant het dan voor driekwart jaar huurt, kan het certificaat in die periode verlopen. Door het certificaat pas bij verhuur te activeren, heeft de klant altijd een certificaat dat een jaar geldig is. Vóór uitlevering voeren we altijd nog een visuele controle uit.”
Het keuringsproces
Zwarts voert een breed scala aan keuringen uit, waaronder het keuren van hef- en hijsmiddelen, elektrisch gereedschap (NEN 3140), valbescherming, klimmaterieel, noodverlichting, brandblussers en stellingen. De hoofdactiviteit is het keuren van hef- en hijsmiddelen, met een speciale focus op keuringen onder de haak. Dit houdt in dat alles wat onder de haak hangt, zoals kettingen en takels, gekeurd wordt.
“De klant heeft realtime inzicht in wat de keurmeesters doen.”
Afspraak en planning
De afspraken voor de keuringen worden in samenspraak met de klant gemaakt. Bij bestaande klanten wordt meestal direct een nieuwe afspraak voor het volgende jaar ingepland. Zwarts maakt gebruik van automatische meldingen, zogenaamde object alerts, die klanten 60, 30 en 0 dagen voor het verlopen van de keuringen informeren. Vaak wordt na de eerste melding ook telefonisch contact opgenomen met de klant om de keuring tijdig in te plannen. Klanten kunnen daarnaast zelf contact opnemen om aan te geven dat ze materieel te keuren hebben. De planner plant de keuring vervolgens in via de Centix-planningsmodule en maakt een werkbon aan.
Uitvoering van de keuringen
De keurmeesters van Zwarts maken gebruik van de Centix Werkbon App, waarmee ze altijd op de hoogte zijn van de planning en het te keuren materieel. De keuringen worden doorgaans bij de klant op locatie uitgevoerd. Zwarts beschikt over een mobiele werkplaats, in de vorm van een container, en een mobiele trekbank. Hierdoor kunnen de keurmeesters vrijwel alle werkzaamheden ter plaatse uitvoeren.
Bij een nieuwe klant of nieuw materieel registreert de keurmeester de materieelstukken in Centix. Elk item krijgt een unieke Centix QR-code, die het gemakkelijk maakt om informatie over het materieel op te vragen en de historie van de keuringen in te zien. De keuringen worden in de Centix Mobile App uitgevoerd, aan de hand van op maat gemaakte OI-plannen. Wanneer een materieelstuk tijdens de keuring wordt afgekeurd, probeert de keurmeester het ter plaatse te repareren. Als reparatie niet mogelijk blijkt, biedt Zwarts de klant een vervangend product aan. Johan: “Voor alles wat wij afkeuren, bieden wij ook een nieuw product aan de klant aan. Hier halen we dan ook weer verkoop uit.”
In sommige gevallen is het nodig om materieel mee terug te nemen naar de werkplaats. Dit gebeurt wanneer de keurmeester het juiste onderdeel om de reparatie direct uit te voeren niet bij zich heeft. Voor deze werkzaamheden wordt in Centix een nieuwe werkbon aangemaakt. In de werkplaats wordt het benodigde onderdeel gezocht en wordt de reparatie uitgevoerd.



Klantportaal: Altijd toegang tot certificaten
Klanten krijgen toegang tot het Centix-systeem, waar ze inzicht hebben in hun gekeurde materieel. Johan legt uit: “De klant heeft realtime inzicht in wat de keurmeesters doen. De certificaten van de keuringen staan direct online. Dat proces werkt gewoon heel mooi, ook voor de klant. Het is duidelijk en overzichtelijk. Op het moment dat de klant een materieelstuk selecteert, is er meteen een certificaat beschikbaar.”
Alle klanten hebben toegang tot het inzien van certificaten. Sommige klanten hebben daarnaast ook toegang tot de verplaatsmand. Via gebruikersrollen en -rechten kan Zwarts bepalen wie toegang heeft tot welke functionaliteiten. Zo hebben machinisten bijvoorbeeld toegang tot de certificaten van de kraan die ze bedienen, maar geen toegang tot de webshop nodig.
Koppeling tussen Centix en Exact
Sinds dit jaar heeft Zwarts voor de facturatie een koppeling tussen Centix en Exact. Wanneer je factureert in Centix, wordt dit automatisch een boekstuk in Exact. Johan: “Het voordeel hiervan is dat ik maar één keer hoef te factureren.” In hun vorige boekhoudpakket werd een factuur in Centix eerst omgezet in een werkorder. Vervolgens moest worden gecontroleerd of alles correct was overgenomen. Daarna moest deze nog een keer worden gefactureerd. Door de koppeling met Exact is deze extra stap niet meer nodig.
Conclusie
Johan: “We zijn erg tevreden met de software van Centix. Dankzij de flexibiliteit van dit systeem kunnen we maatwerkoplossingen bieden die perfect aansluiten bij de wensen van onze klanten. Alles is geïntegreerd in één systeem, wat het werken prettig maakt. Centix is voor ons een mooie partij om mee samen te werken!”
Ontdek wat Centix voor uw organisatie kan betekenen
Bent u na het lezen van de ervaringen van Zwarts Veiligheid & Techniek enthousiast geworden en wilt u meer weten? Graag neem ik u mee door de mogelijkheden die Centix u te bieden heeft in een productdemonstratie. Afhankelijk van uw wensen, praat ik u in een half uur tot anderhalf uur bij zodat u een duidelijk beeld krijgt van onze complete materieelbeheeroplossing!
Liever ontdekken op uw eigen gekozen moment? Vraag hier de demonstratievideo aan!

Liever ontdekken op uw eigen gekozen moment? Vraag hier de demonstratievideo aan!