Zwarts Veiligheid & Techniek: “Wij gebruiken Centix in ons gehele proces” 

Zwarts Veiligheid & Techniek gebruik Centix in het gehele proces

Zwarts Veiligheid & Techniek, onder leiding van directeur en eigenaar Johan Zwarts, is een bedrijf dat zich sinds drie jaar toelegt op de keuring, verhuur en verkoop van diverse hef- en hijsmaterialen, draagbaar klimmaterieel en (permanente) valbescherming. Met een team van twaalf medewerkers bedienen ze klanten in verschillende sectoren, waaronder de industrie en bouw. Ook overheidsinstanties bevinden zich in het klantenportfolio van het bedrijf. Voor zowel de keuringen als de verkoop en verhuur zet Zwarts de software van Centix in om het beheer goed te stroomlijnen. “Wij gebruiken Centix in ons gehele proces.” Johan vertelt in dit artikel over zijn ervaringen met de Centix software en hoe deze bijdraagt aan de effectiviteit van hun werkzaamheden.

Keuze voor Centix: “Aanpasbaar aan de klantwens”

Drie jaar geleden richtte Johan Zwarts het bedrijf Zwarts Veiligheid & Techniek op. Er is gekozen direct met een beheersysteem aan de slag te gaan, om zo een goede start van de organisatie te kunnen maken. De keuze voor Centix werd gemaakt vanwege de inrichtbaarheid van de software. Johan: “Ik heb in het verleden ook al met een aantal andere beheerprogramma’s gewerkt. Alleen dat beviel me niet helemaal zo. Dan was soms de communicatie wat minder of het programma was zo stijf dat hij niet aangepast kon worden naar de klantwens. Het grootste voordeel van Centix vond ik dan ook dat we er alles zelf mee kunnen.”

"Als ik opnieuw zou moeten beginnen, zou ik zonder aarzeling weer voor Centix kiezen."

Implementatie op maat

In het implementatietraject werd Zwarts begeleid door Centix consultant Tauck van den Haselkamp. De ervaringen rondom de samenwerking waren enorm positief. “Tauck loopt al redelijk wat jaren bij Centix. Het stukje tekst en uitleg was daarom ook erg duidelijk, hij weet feilloos hoe en wat. Ik kan goed met hem samenwerken. Het is makkelijk heen en weer koppelen.” Zwarts noemt het een groot voordeel dat het Centix team met je meedenkt en dat er geluisterd wordt naar de wens van de klant. “Ik heb bijvoorbeeld de keuringschecklists laten aanpassen, omdat wij net andere vragen hanteren. Ook een aantal van onze certificaten moesten er anders uitzien dan de standaardcertificaten van Centix. Tauck heeft dit soort dingen allemaal voor ons aangepast en geregeld.”

Bij het in gebruik nemen van de software is Zwarts begonnen met het certificaatgedeelte, wat onderdeel is van het Centix basispakket. Beetje bij beetje is de organisatie de software gaan uitbreiden met aanvullende modules. Op het moment dat Zwarts Veiligheid & Techniek zelf de software goed op de regel had, zijn ze ook de klanten toegang gaan geven tot het systeem.

Centix in de praktijk

Bij Zwarts Veiligheid & Techniek vormt Centix de kern van hun operationele werkwijze. Binnen het bedrijf wordt de software op verschillende manieren ingezet. Op kantoor vindt er orderbeheer en planning plaats, terwijl het pakket in het veld wordt gebruikt voor onder andere het uitvoeren van keuringen. De veelzijdigheid van Centix stelt Zwarts niet alleen in staat om interne processen te optimaliseren, maar biedt klanten ook een naadloze ervaring. Door klanten toegang te geven tot het Centix klantportaal krijgen zij inzicht in hun eigen materieel.

Orderbeheer met Centix

De Centix-software wordt door de werknemers van Zwarts Veiligheid & Techniek op kantoor ingezet van het vastleggen van aanvragen tot het genereren van offertes en orders. Johan legt uit hoe dit werkt: “Wanneer een klant belt en een offerte of andere informatie wil hebben, is het eerste wat we doen, Centix openen. We maken direct een winkelwagen aan, selecteren de klant en de juiste contactpersoon en voeren vervolgens het verhaal in de notitiebalk in. Hiermee registreren we precies wat de klant vraagt. Van daaruit gaan we over tot het maken van een offerte of order.”

Bij Zwarts werken ze met halffabricaten. Hieruit vervaardigen zij de gewenste items voor de klant. Bijvoorbeeld, wanneer een klant een ketting bestelt, kan deze een meter zijn, maar ook twee of drie meter. Zwarts zorgt ervoor dat het halffabricaat wordt omgezet in het specifieke item dat de klant nodig heeft. De werknemers in de werkplaats pakken de picklijsten op en verwerken deze. Vervolgens zorgen zij ervoor dat alle items verzonden worden. Nadat alles verzonden is, worden de orders gefactureerd.

Klantportaal: Inzicht in eigen materieel

Klanten van Zwarts Veiligheid & Techniek krijgen een eigen inlog tot Centix, waardoor ze toegang hebben tot hun eigen materieel. Bij de aankoop van een nieuw product, bijvoorbeeld een kettingtakel, wordt deze onder de juiste klant geregistreerd en automatisch gecertificeerd. Voor nieuwe klanten wordt ook direct een inlog tot het klantportaal aangemaakt en toegestuurd via een gebruikersactivatielink. “We houden vervolgens via Centix bij wanneer het product opnieuw moet worden gekeurd. Ook sturen we automatisch een herinnering naar de klant wanneer dit nodig is.” Herinneringen worden in Centix automatisch gestuurd aan de hand van Object Alerts.

Daarnaast maakt het bedrijf gebruik van Centix QR-codes op alle objecten. “Elke klant kan de QR-code scannen en krijgt direct de bijbehorende informatie te zien, zoals het certificaat, gebruikershandleiding, tekening met berekening en technische documentatie. Onze klanten maken hier veel gebruik van.”

"Centix begrijpt onze behoeften."

Centix in het veld

Het feit dat de Centix apps offline te gebruiken zijn, is voor Zwarts ontzettend handig. Wanneer keurmeesters in het veld werkzaam zijn, bijvoorbeeld in fabrieken, komt het namelijk wel eens voor dat er geen internet beschikbaar is. Hoe de Centix software in het veld worden gebruikt, licht Johan toe: “De keurmeesters in het veld raadplegen Centix om te zien waar ze moeten zijn. Op kantoor hebben we een werkvoorbereider planner die in Centix automatisch de werkbonnen aanmaakt en de planning voor de keurmeesters opstelt. Soms gaat het om een klus van drie weken, andere keren om een opdracht van slechts een dag of een paar uur. Ze gebruiken de Werkbon App voor het registreren van reisuren, verbruiksmateriaal en werkuren. In de Centix Mobile App worden keuringen uitgevoerd aan de hand van op maat gemaakte OI-plannen. Zodra de keurmeesters klaar zijn met de keuringen, wordt de werkbon afgesloten en door de klant ondertekend. Daarna wordt de facturatie via ons kantoor afgehandeld dankzij de integratie met Snelstart.”

“Alles in één pakket”

Het voordeel voor Zwarts Veiligheid & Techniek is dat ze met Centix alles in één pakket hebben. Hierover zegt Johan het volgende: “We hebben eigenlijk het hele pakket van Centix aan de loop. We doen de verhuur en verkoop, alle werkorders, planning, noem maar op. In Centix kan ik gemakkelijk zien welke werkbonnen er zijn, wat er nog in behandeling is en welke offertes er uitstaan. Met slechts een paar klikken kunnen we snel overzichten naar klanten sturen en andere taken afhandelen. Het is gewoon een heel prettige manier van werken.”

Conclusie

Johan: “Centix bevalt ons als samenwerkingspartner heel goed. Als ik opnieuw zou moeten beginnen, zou ik zonder aarzeling weer voor Centix kiezen. Dat is echt een groot compliment naar jullie toe. De samenwerking verloopt gewoon heel soepel. Jullie begrijpen onze behoeften en als er iets niet duidelijk is, vragen jullie altijd door. Dat waarderen we enorm.” 

Ervaar Centix Online zelf en vraag uw eigen
demo account aan!

Bent u nieuwsgierig geworden en wilt u Centix zelf eens uitproberen voor uw organisatie? Vraag dan snel een demo aan! Het is vrijblijvend en gratis!