Gemeente Nijmegen beheert tot nu toe circa 1.800 middelen in Centix en legt ook het onderhoud en uitgifte van de materialen aan de medewerkers van de Buitendienst hierin vast. “Met Centix hebben we direct inzicht en overzicht op al onze materialen”, aldus Ellen Marcusse van gemeente Nijmegen. “Daardoor verloopt het voor ons vloeiend.”
Situatie voor Centix: Excels en mappen
Gemeente Nijmegen klopte bij Centix aan om de uitgifte van al haar materiaal in goede banen te leiden. Ellen Marcusse, medewerker bedrijfsadministratie werd gevraagd het project te trekken. Dat deed ze in samenwerking met Gerrie Wijers, operationeel leidinggevende bij gemeente Nijmegen. “We wilden in beeld hebben: wat kopen we en wat lenen we uit en aan wie? Wij gebruiken Centix zo puur als magazijn voorraad systeem, waar we tot nu toe ook nog niet alles in hebben staan, wat we erin willen hebben.” Een uitdaging voor de gemeente Nijmegen was de cultuuromslag die gemaakt moest worden. “We gingen van papier naar digitaal. Dit is sowieso lastiger voor de oudere generatie die ermee moest leren werken. In plaats van opschrijven, zetten we het nu in een systeem. We zijn anderhalf jaar bezig geweest met het invullen hiervan.” Gerrie Wijers zegt: “Voorheen werd niet alles genoteerd wat werd uitgegeven. Daardoor kwam gemeente Nijmegen ieder jaar uit op een verschil van 10.000 euro van wat er op papier werd gezet, en wat er daadwerkelijk op voorraad was.” Ellen zegt: “Veel dingen raakten zoek. Nu het allemaal zoveel mogelijk bijgehouden wordt, is dat een stuk minder.”
Oplossing van Centix: Overzicht
Met Centix kan Gemeente Nijmegen op een eenvoudige manier registreren wat er gebruikt wordt aan materialen. “Oude materialen zijn opgeruimd”, aldus Gerrie. “Er is beter overzicht. Voorheen werd er zomaar wat gepakt. Nu kan ik achteraf vragen: wat doe je met die gereedschappen of met die handschoenen? Waarom wordt er meer besteld van het een dan het ander? Dat is niet om te controleren hoe de jongens werken, maar om in de gaten te houden waar de spullen naar toe gaan. Met Centix kunnen we een minimale voorraad hanteren. Daarvoor hoef ik niet meer bij de magazijnmedewerkers langs te gaan om te vragen hoeveel we nog hebben of nodig zijn? Zo weet ik of ik moet bij bestellen of niet.” Ook keuringscertificaten en onderhoudsinformatie worden erin opgeslagen. Dat vinden beiden erg prettig werken. “Zo kan ik precies zien wat, wanneer verloopt”, aldus Ellen. De gemeente Nijmegen gebruikt bovendien de QR-codes van Centix. “Bij bulkmaterialen komt niet op elk onderdeel een sticker”, zegt Ellen, terwijl ze een sticker aanwijst die op een stelling is geplakt. “Hier liggen verkeersborden. Als je deze scant, komt in het systeem tevoorschijn wat het is en hoeveel we nog op voorraad hebben.”
Voordelen/ Resultaten met Centix: Besparingen
- Geen verschil meer bij het opmaken van de balans: tussen de daadwerkelijke voorraad en wat er op papier staat. “Ieder jaar liepen we 10.000 euro mis. Met dit systeem voorkomen we dat.”
- Efficiëntere werkwijze: duidelijk inzichtelijk wat er op voorraad is, wat er is uitgeleend aan materieel en waar het zich bevindt.
- Hierdoor bespaart de gemeente Nijmegen kosten en houdt de voorraad op peil.
- Doordat de certificaten van keuringen van machines ook erbij worden gezet, is duidelijk wanneer wat verloopt.
- Geen zoekwerk meer: alles staat overzichtelijk geregistreerd.
- De medewerkers die ermee werken, in het systeem kijken, zijn positief over werken met het systeem: het is gebruiksvriendelijk.
