Werkitems
De werkitemmodule ondersteunt organisaties bij het registreren, opvolgen en beheren van werkzaamheden. Of het nu gaat om serviceverzoeken, storingsmeldingen, onderhoud, inspecties of terugkerende werkzaamheden: met werkitems houdt u grip op wat er moet gebeuren, wat de actuele status is en welke acties nog openstaan.
Werkitems kunnen handmatig worden aangemaakt of automatisch worden gegenereerd vanuit serviceformulieren, onderhoudsplannen of inspectieplannen. Alle relevante informatie, zoals communicatie, documenten, statussen en historie, blijft centraal gekoppeld aan het werkitem.
De module kan volledig zelfstandig worden ingezet als registratiesysteem voor werkzaamheden. Wanneer werkzaamheden ook moeten worden gepland en digitaal uitgevoerd, kan Centix eenvoudig worden uitgebreid met Werkorders, Planbord en Centix Smart Work.
Serviceverzoeken en storingsmeldingen
Veel organisaties gebruiken werkitems als centraal systeem voor het registreren en opvolgen van serviceverzoeken, onderhoudsmeldingen, storingsmeldingen en schademeldingen.
Service-, onderhouds- en inspectiewerkzaamheden beheren
Werkitems ondersteunen het registreren en opvolgen van service-, onderhouds- en inspectiewerkzaamheden. Werkzaamheden kunnen handmatig worden aangemaakt of automatisch worden gegenereerd op basis van bijvoorbeeld onderhouds- en inspectieplannen.
Of het nu gaat om correctief onderhoud, preventief onderhoud of periodieke inspecties, werkitems vormen de centrale plek voor het beheren van werkzaamheden. Hierdoor blijven alle betrokkenen inzicht houden in de voortgang, actuele status en volledige historie.
Via de status van een werkitem bewaakt u eenvoudig de voortgang van meldingen en werkzaamheden. Denk aan statussen zoals ‘Nieuw’, ‘Gepland’, ‘In behandeling’, ‘Wachten op onderdelen’ of ‘Afgehandeld’. Prioriteiten helpen daarbij om te bepalen welke werkzaamheden als eerste aandacht vragen.
Op basis van statuswijzigingen kunnen automatische vervolgacties worden ingericht, zoals het versturen van e-mails of notificaties. Alle communicatie, documenten en historie blijven centraal gekoppeld aan het werkitem, zodat altijd één compleet dossier beschikbaar is.
Afhankelijk van het type werkzaamheden en de omvang van de assets kan worden gekozen voor verschillende manieren van werken met werkitems.
Eén werkitem voor meerdere objecten
Bij het keuren van kleinere arbeidsmiddelen, zoals ladders, trappen, rolsteigers of valbeveiliging, worden vaak tientallen objecten tijdens één bezoek gecontroleerd. In de praktijk blijkt dit een dynamisch proces: objecten kunnen ontbreken, nieuwe objecten worden aangetroffen of eerder vermiste objecten worden teruggevonden.
Om deze werkzaamheden overzichtelijk te beheren wordt vaak gewerkt met één repeterend werkitem per bezoeklocatie. Op basis van een tijdschema maakt Centix automatisch een nieuw werkitem aan zodra een volgende inspectieronde nadert. Hierdoor worden periodieke keuringen bewaakt en tijdig opgevolgd.
Tijdens de inspectie kunnen objecten worden gecontroleerd, toegevoegd of bijgewerkt. Wanneer vervolgwerkzaamheden nodig zijn, zoals reparatie, kunnen hiervoor afzonderlijke werkitems worden aangemaakt. Zo blijft de administratie overzichtelijk en blijft de volledige historie behouden.
Eén werkitem per object
Voor grotere arbeidsmiddelen, machines en installaties wordt vaak voor ieder object een afzonderlijk werkitem aangemaakt. Denk bijvoorbeeld aan hefbruggen, roldeuren, luchtbehandelingsinstallaties, generatoren of andere bedrijfskritische assets.
Het werkitem vormt hierbij de onderhouds-, inspectie- of servicetaak voor het betreffende object. Binnen het werkitem worden alle werkzaamheden, communicatie, documenten en statusinformatie centraal vastgelegd. Hierdoor ontstaat per object een compleet dossier met een overzicht van openstaande, geplande en afgeronde werkzaamheden gedurende de volledige levensduur van de asset.
Repeterende werkzaamheden automatiseren
Voor periodieke inspecties, onderhoudsbeurten en terugkerende werkzaamheden kunnen repeterende werkitems worden ingericht.
Op basis van een tijdschema maakt Centix automatisch nieuwe werkitems aan zodra een volgende uitvoering nadert. Hierdoor hoeft een medewerker werkzaamheden niet handmatig aan te maken en wordt voorkomen dat onderhoud of inspecties worden vergeten.
Daarnaast kunnen automatische acties aan werkitems worden gekoppeld. Zo kan Centix bijvoorbeeld enkele weken vóór een geplande keuring automatisch een e-mail naar de klant versturen om tijdig een afspraak te maken.
Ook herinneringen, notificaties en andere statusgestuurde communicatie kunnen automatisch worden uitgevoerd op basis van vooraf ingestelde regels.
Van melding naar uitvoering
Voor veel organisaties is het registreren en opvolgen van werkzaamheden voldoende. Met werkitems beheert u meldingen, onderhoud en inspecties, bewaakt u de voortgang via statussen en beschikt u over een compleet dossier van iedere werkzaamheid. Wilt u daarnaast ook gewerkte uren registreren? Dan kan de werkitemmodule eenvoudig worden uitgebreid met de urenregistratiemodule.
Moeten werkzaamheden worden gepland en digitaal worden uitgevoerd? Dan kan de werkitemmodule eenvoudig worden uitgebreid met de module werkorders, planbord en Centix Smart Work.
Afhankelijk van uw werkwijze kunnen werkitems rechtstreeks worden gepland via het Kanban-bord (volgordelijke planning) of het Planbord (tijdsgebaseerde planning). Werkitems kunnen ook eerst worden omgezet naar een werkorder. Hierbij is het mogelijk om meerdere werkitems te bundelen tot één werkorder, bijvoorbeeld wanneer verschillende werkzaamheden tijdens één bezoek worden uitgevoerd.
Geplande werkzaamheden zijn vervolgens direct beschikbaar in Centix Smart Work. Monteurs en inspecteurs beschikken hierdoor altijd over hun actuele planning of takenlijst én alle informatie die nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Zo ondersteunt Centix niet alleen het registreren en opvolgen van werkzaamheden, maar desgewenst ook het volledige proces van planning, uitvoering en afhandeling.
Ontdek wat Centix voor uw organisatie kan betekenen
Wilt u weten hoe Werkitems uw organisatie kunnen ondersteunen bij het registreren en opvolgen van werkzaamheden? Tijdens een productdemonstratie laten we graag zien hoe u meldingen, onderhoud en inspecties overzichtelijk beheert. Daarnaast laten we zien hoe Werkitems naadloos samenwerken met de overige oplossingen binnen Werkmanagement, zoals werkorders, planbord en Centix Smart Work.
