Kanban-bord: Werkzaamheden flexibel plannen op basis van prioriteit en volgorde
In productie-, industrie- en werkplaatsomgevingen draait planning niet altijd om een vaste datum en tijd, maar om de juiste verdeling van werkzaamheden. Gedurende de dag komen nieuwe storingen, reparaties en onderhoudswerkzaamheden binnen, veranderen prioriteiten en moet het werk eenvoudig kunnen worden verdeeld over de beschikbare medewerkers.
Met het kanban-bord, ook wel takenbord genoemd, ondersteunt Centix dit volledige proces vanuit één centrale omgeving. Werkitems en werkorders worden toegewezen aan een team en komen vervolgens beschikbaar in de gezamenlijke werkvoorraad. Daarna verdeelt een planner, teamleider of werkplaatschef de werkzaamheden eenvoudig over de beschikbare medewerkers. Door werkzaamheden eenvoudig te verslepen, ontstaat een overzichtelijke teamplanning die gedurende de dag makkelijk kan worden aangepast.
Zo werkt het kanban-bord
Van het moment dat een werkitem of werkorder gereed is voor planning tot de uitvoering door een medewerker ondersteunt het kanban-bord iedere stap van de teamplanning. Werkzaamheden worden centraal beheerd, eenvoudig verdeeld en blijven gedurende de dag overzichtelijk. Zo beschikken planners, teamleiders en medewerkers altijd over dezelfde actuele planning.
1. Werk registreren
Iedere werkzaamheid begint als werkitem. Hierop worden onder andere de uit te voeren werkzaamheden, de prioriteit en alle relevante informatie vastgelegd. Wanneer meerdere werkzaamheden tijdens één opdracht worden uitgevoerd of de opdrachtgever na afloop digitaal moet tekenen voor akkoord, kunnen één of meerdere werkitems worden gebundeld in een werkorder.
Vervolgens wordt het werkitem of de werkorder toegewezen aan het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoering. Een storing aan een verpakkingsmachine wordt bijvoorbeeld automatisch toegewezen aan het team Technische Dienst, waardoor deze direct beschikbaar komt in de werkvoorraad van dit team.
2. Werkvoorraad
Binnen de werkvoorraad ziet het team alle toegewezen werkitems en werkorders. Deze kunnen eenvoudig worden gezocht, gefilterd en gesorteerd, bijvoorbeeld op prioriteit, aanmaakdatum of vervaldatum. Zo kan een teamleider de werkvoorraad bijvoorbeeld sorteren op prioriteit, waardoor een urgente storing direct bovenaan verschijnt en minder urgente onderhoudswerkzaamheden automatisch lager in het overzicht worden geplaatst. Hierdoor is direct zichtbaar welke werkzaamheden als eerste moeten worden opgepakt.
3. Werk verdelen
Vanuit de werkvoorraad verdeelt een planner, teamleider of werkplaatschef de werkzaamheden over de beschikbare medewerkers.
Door een werkitem of werkorder met drag-and-drop aan een medewerker toe te wijzen, wordt het werk automatisch ingepland. Vervolgens kan de uitvoeringsvolgorde eenvoudig worden aangepast. Valt gedurende de dag bijvoorbeeld een productiemachine onverwacht stil, dan verplaatst de teamleider het werkitem direct naar de eerst beschikbare monteur. Minder urgente werkzaamheden schuiven automatisch naar beneden in de planning. Ook wanneer de bezetting verandert, kunnen werkzaamheden eenvoudig opnieuw worden verdeeld.
4. Overzicht houden
Afhankelijk van de inrichting kan het kanban-bord op verschillende manieren worden weergegeven. Medewerkers kunnen als rijen of kolommen worden getoond of worden gecombineerd met de verschillende statussen van werkzaamheden.
Op iedere taakkaart is direct de belangrijkste informatie zichtbaar, zoals het taaktype, de omschrijving, de status, de prioriteit en de vervaldatum. Hierdoor houdt een werkplaatschef continu inzicht in de actuele werkvoorraad. Zo ziet hij direct welke reparaties in uitvoering zijn, welke werkzaamheden zijn onderbroken, bijvoorbeeld omdat onderdelen nog niet beschikbaar zijn, en welke werkitems nog moeten worden toegewezen of al aan een medewerker zijn toegewezen.
5. Uitvoering
Zodra een werkitem of werkorder aan een medewerker is toegewezen, verschijnt deze direct in de takenlijst van Centix Smart Work.
De medewerker opent de toegewezen werkzaamheden en beschikt direct over alle informatie die nodig is om aan de slag te gaan, zoals objectinformatie, documenten, checklists en de historie van eerdere werkzaamheden. Tijdens de uitvoering registreert hij vervolgens de uitgevoerde werkzaamheden, gewerkte uren, gebruikte materialen, foto’s, inspectieresultaten en opmerkingen direct op het werkitem.
Wanneer de werkzaamheden onderdeel uitmaken van een werkorder, start de medewerker de werkorder en voert hij de onderliggende werkitems uit. Na afronding kan de opdrachtgever de werkorder digitaal tekenen voor akkoord.
Alle registraties worden direct gesynchroniseerd met Centix Online, zodat planners, teamleiders en de backoffice altijd beschikken over de actuele voortgang van de werkzaamheden.
Ontdek hoe Centix uw planning ondersteunt
Benieuwd hoe u werkzaamheden efficiënter kunt registreren, plannen, uitvoeren en verwerken? Tijdens een persoonlijke demonstratie laten we zien hoe de verschillende onderdelen van Werkmanagement samenwerken en hoe Centix aansluit op de werkwijze van uw organisatie.
Kanban of Planbord?
Centix ondersteunt twee manieren van plannen: het kanban-bord en het planbord. Welke planningsmethode het beste aansluit, hangt af van de manier waarop uw organisatie werkzaamheden organiseert.
Het kanban-bord, oftewel takenbord, is ontwikkeld voor organisaties waar werkzaamheden gedurende de dag binnenkomen en de uitvoeringsvolgorde continu kan veranderen. Werkitems en werkorders worden eerst toegewezen aan een team, waarna een planner, teamleider of werkplaatschef de werkzaamheden verdeelt over de beschikbare medewerkers. Hierbij staat niet een vaste afspraak centraal, maar de juiste prioriteit en werkverdeling.
Het planbord is juist geschikt voor werkzaamheden die op een specifieke datum en tijd moeten worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan gepland onderhoud, inspecties of servicebezoeken waarbij afspraken met klanten zijn gemaakt. Hierbij wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van medewerkers, teams en eventueel materieel.
Beide planningsmethoden kunnen ook naast elkaar worden gebruikt. Zo kunnen geplande onderhoudswerkzaamheden via het planbord worden ingepland, terwijl bijvoorbeeld storingen, reparaties en interne werkzaamheden via het kanban-bord worden verdeeld.
Veelgestelde vragen
Kan ik zowel werkitems als werkorders via het kanban-bord plannen?
Ja. Zowel werkitems als werkorders kunnen aan een team worden toegewezen en via het kanban-bord worden gepland. Een werkitem kan direct aan een medewerker worden toegewezen, terwijl een werkorder wordt gebruikt wanneer meerdere werkitems tijdens één opdracht worden uitgevoerd of de opdrachtgever na afloop digitaal moet tekenen voor akkoord.
Wat is het verschil tussen het kanban-bord en het planbord?
Het kanban-bord (takenbord) is bedoeld voor werkzaamheden waarbij de uitvoeringsvolgorde centraal staat. Werkzaamheden worden toegewezen aan een team en vervolgens verdeeld over de beschikbare medewerkers. Het planbord is juist geschikt voor werkzaamheden die op een vaste datum en tijd moeten worden uitgevoerd, zoals gepland onderhoud, inspecties of serviceafspraken.
Kan de planning gedurende de dag eenvoudig worden aangepast?
Ja. Werkitems en werkorders kunnen eenvoudig naar een andere medewerker worden verplaatst of op een andere positie in de planning worden gezet. Zo kan bijvoorbeeld een spoedmelding direct voorrang krijgen, terwijl minder urgente werkzaamheden automatisch opschuiven.
Kan ik werkzaamheden eerst aan een team toewijzen?
Ja. Werkitems en werkorders worden eerst toegewezen aan een team. Vervolgens verdeelt een planner, teamleider of werkplaatschef de werkzaamheden over de beschikbare medewerkers. Hierdoor beschikt ieder team over een eigen werkvoorraad.
Waar zien medewerkers hun toegewezen werkzaamheden?
Werkzaamheden die via het kanban-bord aan een medewerker zijn toegewezen, verschijnen direct in de takenlijst van Centix Smart Work. Daar beschikt de medewerker over alle informatie die nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Kan ik de weergave van het kanban-bord aanpassen?
Ja. Het kanban-bord kan op verschillende manieren worden ingericht. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld als rijen of kolommen worden weergegeven of worden gecombineerd met de verschillende statussen van werkzaamheden. Ook bepaalt u zelf welke informatie op de taakkaarten zichtbaar is.