Werkmanagement: Van melding tot uitvoering in één geïntegreerd proces
Iedere organisatie heeft dagelijks te maken met werkzaamheden, zoals storingen, service, onderhoud, inspecties en reparaties. Of het nu gaat om één losse melding of een geplande onderhoudsbeurt, iedere werkzaamheid doorloopt hetzelfde proces: registreren, beoordelen, plannen, uitvoeren en administratief afhandelen.
Met Werkmanagement ondersteunt Centix dit volledige proces vanuit één centrale omgeving. Werkitems, werkorders, planning, digitale uitvoering en facturatie sluiten naadloos op elkaar aan. Hierdoor beschikken planners, monteurs, inspecteurs en de backoffice altijd over dezelfde actuele informatie en sluiten registratie, planning, uitvoering en verwerking naadloos op elkaar aan.
Zo ondersteunt Centix het volledige werkproces
Iedere organisatie werkt anders. De één registreert alleen storingsmeldingen, terwijl de ander complete onderhouds- en inspectieprocessen plant en uitvoert. Daarom ondersteunt Centix iedere stap binnen het werkproces. U gebruikt alleen de onderdelen die u nodig heeft en breidt eenvoudig uit wanneer uw processen daarom vragen.
1. Werk registreren
Binnen Centix wordt iedere werkzaamheid vastgelegd als een werkitem. Het werkitem vormt de centrale plek voor alle informatie rondom een melding of taak.
Werkitems kunnen handmatig worden aangemaakt of automatisch worden gegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan een servicemonteur die via een QR-code een serviceformulier invult om een defecte heftruck te melden, of aan een werkitem dat automatisch wordt aangemaakt zodra een onderhoudsbeurt of inspectie nadert.
Nadat een werkitem is aangemaakt, kan de backoffice de werkzaamheden beoordelen en opvolgen. Met statussen bewaakt u de voortgang van werkzaamheden, terwijl prioriteiten helpen bepalen welke werkzaamheden als eerste moeten worden opgepakt. Zo blijft altijd inzichtelijk welke werkzaamheden nieuw zijn, in behandeling zijn, wachten op onderdelen of zijn afgerond. Op basis van statuswijzigingen kunnen bovendien automatische vervolgacties worden uitgevoerd, zoals het versturen van e-mails, notificaties of herinneringen. Ook communicatie, documenten, opmerkingen en afspraken blijven centraal gekoppeld aan het werkitem, zodat altijd één compleet dossier beschikbaar is.
Werkitems kunnen volledig zelfstandig worden ingezet. Voor veel organisaties is dit voldoende om storingen, serviceverzoeken, onderhoud en inspecties te registreren, op te volgen en administratief af te handelen. Alleen wanneer werkzaamheden ook gepland of digitaal uitgevoerd moeten worden, is uitbreiding met werkorders en planning gewenst.
2. Werkorder aanmaken (optioneel)
Afhankelijk van de werkwijze binnen uw organisatie kunnen werkitems rechtstreeks worden gepland of eerst worden omgezet naar een werkorder.
Een werkorder vormt de uitvoerbare opdracht voor de monteur of inspecteur en kan bestaan uit één of meerdere werkitems. Organisaties kiezen vaak voor een werkorder wanneer meerdere werkzaamheden als één opdracht moeten worden uitgevoerd of wanneer de uitvoering administratief moet worden vastgelegd.
Met een werkorder bundelt u meerdere werkitems tot één opdracht en kan de opdrachtgever na afloop digitaal tekenen voor akkoord. Zo ontstaat één compleet dossier van de uitgevoerde werkzaamheden.
Een werkorder kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het onderhouden en keuren van drie roldeuren op één locatie. Iedere roldeur wordt als een afzonderlijk werkitem geregistreerd, zodat per deur de uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en eventuele vervolgacties worden vastgelegd. De drie werkitems worden vervolgens samengebracht in één werkorder. De monteur ontvangt hierdoor één complete opdracht en de opdrachtgever hoeft na afloop slechts één keer digitaal akkoord te geven.
Ook bij inspectiewerkzaamheden kan een werkorder uitkomst bieden. Een inspecteur kan bijvoorbeeld met een werkorder op pad worden gestuurd om arbeidsmiddelen op locatie te keuren. De werkorder bevat één werkitem, omdat vooraf niet bekend is welke arbeidsmiddelen daadwerkelijk aanwezig zijn. Vanuit Centix Smart Work start de inspecteur vervolgens direct Centix OnSite op. Alle tijdens de inspectie gekeurde arbeidsmiddelen worden automatisch aan de werkorder gekoppeld. Blijkt tijdens de inspectie dat een arbeidsmiddel gerepareerd moet worden of vervolgwerkzaamheden nodig zijn? Dan maakt de inspecteur hiervoor direct een nieuw werkitem aan. Zo blijft de inspectie-opdracht overzichtelijk, terwijl vervolgwerkzaamheden afzonderlijk kunnen worden geregistreerd en opgevolgd.
3. Werk plannen
Zodra werkzaamheden gereed zijn voor uitvoering, kunnen werkitems of werkorders worden ingepland. De manier waarop u plant, hangt af van de aard van de werkzaamheden. Gaat het om een afspraak op een vast moment of bepaalt u gedurende de dag welke werkzaamheden als eerste worden uitgevoerd? Centix ondersteunt beide werkwijzen.
Planning via het Planbord
Het planbord is geschikt voor organisaties die werkzaamheden op een specifiek moment willen uitvoeren. Hierbij worden werkitems of werkorders ingepland op datum en tijd en toegewezen aan de juiste medewerker, het juiste team én het benodigde materieel. Zo ontstaat een overzichtelijke planning waarin direct zichtbaar is of alle benodigde capaciteit beschikbaar is.
Denk bijvoorbeeld aan het jaarlijks onderhoud van een noodstroomaggregaat, de ingebruikname van een nieuwe hefbrug of een periodieke inspectie op locatie. Naast het inplannen van de juiste medewerker kan ook specifiek materieel worden ingepland, zoals een shovel, mobiele kraan of schip. Zo weet u zeker dat zowel het materieel als een medewerker met de juiste bevoegdheden op het afgesproken moment beschikbaar zijn.
Verandert de planning door een spoedmelding, ziekte of uitloop van werkzaamheden? Dan kunnen werkitems en werkorders eenvoudig worden verplaatst naar een ander tijdstip, een andere medewerker of een ander team. Alle wijzigingen worden direct verwerkt, zodat de planning altijd actueel blijft.
Planning via het kanban-bord
Het kanban-bord is ideaal voor organisaties die werken met een flexibele planning. Hierbij worden werkitems of werkorders niet ingepland op een specifiek tijdstip, maar toegewezen aan een medewerker of team in de gewenste uitvoeringsvolgorde. Zo zien monteurs en inspecteurs in Centix Smart Work direct welke werkzaamheden als volgende moeten worden uitgevoerd.
Denk bijvoorbeeld aan een technische dienst die gedurende de dag storingsmeldingen ontvangt. Zodra een productiemachine onverwacht stilvalt, wordt de melding bovenaan de takenlijst geplaatst zodat de eerst beschikbare monteur deze direct kan oppakken. Minder urgente werkzaamheden schuiven automatisch een plaats op.
Werkitems en werkorders kunnen eenvoudig worden verplaatst tussen fases, medewerkers of teams. Hierdoor blijft de voortgang inzichtelijk en kan de planning snel worden aangepast wanneer nieuwe werkzaamheden of spoedmeldingen binnenkomen.
4. Werk digitaal uitvoeren
Zodra werkzaamheden zijn ingepland, zijn deze direct beschikbaar in Centix Smart Work. Afhankelijk van de gekozen planningsmethode zien monteurs en inspecteurs hun werkzaamheden terug in de planning of in de takenlijst. Zo beschikken zij altijd over een actueel overzicht van de uit te voeren werkitems en werkorders én alle informatie die nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Vanuit Centix Smart Work openen medewerkers het ingeplande werkitem of een werkorder met één of meerdere werkitems. De uitvoering vindt plaats op het werkitem. Tijdens de uitvoering registreren zij eenvoudig alle relevante informatie, zoals uitgevoerde werkzaamheden, inspectieresultaten, foto’s, documenten en opmerkingen. Gewerkte uren en gebruikte materialen kunnen direct op het werkitem worden geregistreerd. De urenregistratie start automatisch zodra de werkzaamheden beginnen en houdt rekening met ingestelde pauzes. Wanneer met werkorders wordt gewerkt, kan de opdrachtgever de werkorder na afronding digitaal accorderen.
Denk bijvoorbeeld aan een servicemonteur die vanuit zijn takenlijst een storingsmelding oppakt. Na het oplossen van de storing registreert hij de uitgevoerde werkzaamheden en gewerkte uren op het werkitem en rondt hij de melding direct af. Bij gepland onderhoud aan een HVAC-installatie opent de monteur een werkorder vanuit zijn planning, voert de werkzaamheden uit op de bijbehorende werkitems, voegt de gebruikte materialen toe aan de werkorder en laat de opdrachtgever na afloop digitaal tekenen voor akkoord.
Alle geregistreerde gegevens worden direct gekoppeld aan het werkitem of de werkorder. Hierdoor beschikt de backoffice direct over de actuele voortgang en ontstaat automatisch een compleet digitaal dossier.
5. Werk verwerken
Na afronding van de werkzaamheden zijn alle geregistreerde gegevens direct beschikbaar voor de backoffice. Omdat werkzaamheden, gewerkte uren, gebruikte materialen en overige registraties tijdens de uitvoering digitaal zijn vastgelegd, hoeven gegevens niet opnieuw te worden ingevoerd. Zo beschikken alle betrokken medewerkers altijd over één actueel dossier.
Met de facturatiemodule verwerkt u eenvoudig werkitems en werkorders tot facturen. Geregistreerde uren, gebruikte materialen en uitgevoerde werkzaamheden kunnen direct worden verwerkt richting de facturatie, waardoor uitvoering en administratie naadloos op elkaar aansluiten. Facturen worden vervolgens verstuurd naar de klant en kunnen worden doorgezet naar de boekhouding voor verdere verwerking.
Centix kan worden gekoppeld aan uw ERP- of boekhoudpakket. Factuurgegevens worden hierdoor automatisch uitgewisseld, waardoor dubbele invoer wordt voorkomen, uw administratie efficiënter werkt en gegevens altijd actueel blijven.
Ontdek hoe Centix uw werkprocessen ondersteunt
Benieuwd hoe u werkzaamheden efficiënter kunt registreren, plannen, uitvoeren en verwerken? Tijdens een persoonlijke demonstratie laten we zien hoe de verschillende onderdelen van Werkmanagement samenwerken en hoe Centix aansluit op de processen binnen uw organisatie.
Bekijk ook de overige modules
Breid Centix uit met algemene functionaliteiten die in iedere organisatie toepasbaar zijn. Denk aan meertaligheid, competentiebeheer en andere uitbreidingen die uw dagelijkse werkzaamheden ondersteunen.
Beheer het volledige proces van inkoop, verkoop en verhuur vanuit één centrale omgeving. Van offerte en order tot levering, facturatie en afhandeling ondersteunt Centix uw handelsprocessen.
Ondersteun het volledige proces van melding tot uitvoering. Registreer werkzaamheden, beheer werkorders, plan medewerkers en voer werkzaamheden digitaal uit vanuit één geïntegreerde oplossing.
