Home » Toepassingen » Serviceverzoeken en storingsmeldingen

Storingsmelding met Centix

Storingsmeldingen of serviceverzoeken zijn simpel en eenvoudig in te dienen met Centix. Door middel van zelf te definiëren formulieren en QR-code sticker op een object of in een ruimte/ locatie, wordt er gemakkelijk een formulier aangeroepen na het scannen van de QR-code. Na het indienen ontvangt de backoffice medewerker alle benodigde informatie om dit te gaan verhelpen. Optioneel wordt dit in Centix ondersteund met digitale werkbonnen, planbord en een werkbon App.

‘Simpel en snel een storingsmelding of serviceverzoek indienen met Centix’

Snel en gemakkelijk in gebruik

Zorgt dat uw objecten óf locaties zijn uitgerust met een QR-code sticker. De gebruiker scant de QR-code en vult vervolgens het formulier in. Voor de backoffice wordt automatisch een workflow aangemaakt.

QR-code op object of locatie

QR-code scannen

Formulier invullen

Service melding wordt ontvangen

QR-code op object of locatie

QR-code scannen

Formulier invullen

Service melding wordt ontvangen

Verhart Groen: “Centix maakt het werk een stuk gemakkelijker”

Een van de meest revolutionaire aspecten van Verhart Groen’s gebruik van Centix Online is het gebruik van serviceformulieren. Deze formulieren stellen medewerkers in staat om snel storingsmeldingen en serviceverzoeken in te dienen met hun mobiel. Na het scannen van de QR-code kan de medewerker video’s en foto’s toevoegen om het probleem of eventuele schade in detail te tonen. Nick zegt: “Op mijn telefoon zie ik ook wat er de vorige keer is gemeld. Als er nog geen melding is gemaakt, moet ik er een maken met een foto of video. Aan de hand van de melding kijkt de chef werkplaats wanneer die naar binnen moet komen.”

Hoe werkt het?

Van het aanmaken en genereren van QR-code stickers, het inregelen van een serviceverzoek- of storingsformulier tot de afwikkeling van deze meldingen in Centix.

Voorafgaand aan de servicemelding

QR-codes genereren

Aan de ‘achterkant’ van Centix genereert u eenvoudig uw eigen objectnummers. Deze objectnummers kunt u vervolgens zelf printen, of door ons laten printen.

Formulier zelf aanmaken

Met de flexibele formulieren kunt u zelf uw eigen storings- of serviceformulier aanmaken. Met standaard en zelf te definiëren velden maakt u het formulier compleet.

Formulier aanroepen en invullen

Door het scannen van een QR-code met mobiel óf op te zoeken in Centix Web komt de gebruiker op de ‘stamkaart’ uit. Via de service- widget dient de gebruiker een melding in.

Behandelen van storingsmelding

Ticket is aangemaakt

Het ingevoerde formulier, ook wel ticket genoemd, wordt omgezet als workflow in Centix. Hierop staat alle benodigde informatie en foto’s om deze in behandeling te nemen.

Beoordelen/ verzamelen

Nadat de workflow aangemaakt is, kan een backoffice medewerker deze beoordelen. Meerdere workflows kunnen onder één digitale werkbon worden ingepland.

Inplannen

Selecteer alle workflows welke moeten worden ingepland en sleep ze op de planning naar de juiste persoon. Er wordt direct één/ of meerdere digitale werkbonnen aangemaakt.

Voorafgaand aan de servicemelding

QR-codes genereren

Aan de ‘achterkant’ van Centix genereert u eenvoudig uw eigen objectnummers. Deze objectnummers kunt u vervolgens zelf printen, of door ons laten printen.

Formulier zelf aanmaken

Met de flexibele formulieren kunt u zelf uw eigen storings- of serviceformulier aanmaken. Met standaard en zelf te definiëren velden maakt u het formulier compleet.

Formulier aanroepen en invullen

Door het scannen van een QR-code met mobiel óf op te zoeken in Centix Web komt de gebruiker op de ‘stamkaart’ uit. Via de service- widget dient de gebruiker een melding in.

Afhandeling op de werkvloer met de Centix Werkbon App

Dashboard en planning

Geeft de servicemedewerker inzicht in de belangrijkste gegevens en navigeert snel naar benodigde schermen. De planning geeft een dag/ weekoverzicht van de werkbonnen.

Werkbon en workflows

Alle (ingeplande) werkbonnen zijn in te zien in het overzicht. Open de werkbon en registreer eventuele reistijd. Vervolgens zijn alle losse taken inzichtelijk en af te werken.

Registratie uren- en materialen

Op de losse workflows (taken en/of meldingen) kan de servicemedewerker zijn uren en eventueel verbruikte materialen registreren om even later te kunnen factureren.

Ontdek wat Centix voor uw organisatie kan betekenen

Bent u enthousiast geworden en wilt u meer weten? Graag neem ik u mee door de mogelijkheden die Centix u te bieden heeft in een productdemonstratie. Afhankelijk van uw wensen, praat ik u in een half uur tot anderhalf uur bij zodat u een duidelijk beeld krijgt over onze software in combinatie met de serviceformulieren!

John de Rooij – Product Owner

Verhart Groen werkt met Centix Online serviceformulieren

Verhart Groen Coördinator Werkplaats Linda Sluijs:

“Centix maakt mij het werken gemakkelijker”

Het werken met Centix Online heeft het werk van de medewerkers bij Verhart Groen vereenvoudigd. Alle informatie, van registratie tot historische gegevens en meldingen, wordt centraal bewaard in een overzichtelijke interface. Dit levert voor Verhart Groen een ongeëvenaard niveau van overzicht op, wat cruciaal is in een sector waarin tijdsbeheer en efficiëntie van het grootste belang zijn.

Coördinator Werkplaats Linda Sluijs licht toe: “Op het moment dat er een melding gedaan is, komt dat binnen in ons systeem, in Centix. Dan verwerken we dat en kijken wat het probleem is, of het spoedeisend is en wie dit gaat oppakken: één van onze eigen monteurs of een extern bedrijf. Voor mij als coördinator maakt Centix mij het werk een stuk makkelijker. Ik heb alles in één overzicht. Dat is ideaal.”

Bekijk hoe gemakkelijk u een melding indient!

Snel en direct een storingsmelding of defect melden? Uw medewerker, klant of bezoekers scannen gemakkelijk de aangebrachte QR-code op bijvoorbeeld de installatie of in een ruimte en maken direct een servicemelding aan. Door op systeemniveau in te stellen welke informatie zichtbaar is, kunnen ook personen zonder toegang of gebruik van de app een servicemelding indienen. Na het indienen wordt er voor u een workflow, ook wel ticket, aangemaakt waarop u kunt acteren. Veelal toegepast bij serviceorganisaties, technische dienst en werkplaatsen.

"Als een operator bij een machine ziet welk onderdeel hij moet vervangen, kan hij dat aangeven op het serviceformulier van Centix. Dan scannen ze de QR-code op de machine. Vervolgens wordt het objectdetail geopend. Daarop kan hij aangeven welk onderdeel vervangen is/ moet worden. Dat scheelt uitzoekwerk en gaat veel sneller.”

Willem Meulmeester van MSP Onions op kantoor achter de computer. Op de computer is de Centix software te zien.

Willem Meulmeester Technische dienst bij MSP Onions

Veelgestelde vragen

Welke modules heb ik hiervoor benodigd?

Naast Centix Online Basis heeft u voor de service-/ storingsmelding alleen de workflowmodule benodigd. Wilt u ook plannen en digitale werkbonnen gebruiken dan heeft u de planbord & digitale werkbonnen module nodig.

Wat heb ik aan servicemeldingen zonder werkbonnen module?

Centix is modulair opgebouwd en biedt voor elke situatie een passende oplossing. Voor sommige bedrijven volstaat het indienen van een serviceverzoek of storingsmelding, registratie en afhandelen. Maar voor andere bedrijven welke hun gehele werkplaats of buitendienst willen organiseren, kan de planbord en werkbonnen module van toegevoegde waarde zijn.

Met welke systemen kan Centix Online koppelen?

Centix heeft naast de standaard open API meerder koppelingen waardoor dit aan uw branche- of financiële pakket te koppelen is. We denken graag met u mee om een integratie mogelijk te maken.

Kan ik zelf een eigen formulier aanmaken?

Aan de achterkant van het systeem kunt u zelf meerdere formulieren aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld voor een serviceverzoek een ander formulier weergeven dan voor een storingsmelding. Het aanmaken van zo’n formulier gaat vrij eenvoudig door het slepen van diverse velden en widgets het formulier in. Bekijk bovenstaande video maar eens!

Krijg ik een melding als er een formulier is ingediend?

Naast dat u in de backoffice overzicht kan zien dat er een nieuwe melding is ontvangen, is het bijvoorbeeld ook mogelijk u geautomatiseerd een mail te sturen met de ingevulde details.

Kan ik de QR-code stickers zelf ontwerpen?

We gebruiken met Centix een aantal standaard afmetingen en layouts. Op de sticker stellen wij de QR-code in voor uw configuratie én zetten we uw eigen logo erop. Het bepalen van de nummering staat u vrij.