Uniek nummeren van objecten, elk nummer is toch uniek? In Centix werkt dit net even anders. In dit artikel leggen wij uit waarom en hoe dit het beste toepasbaar is voor uw organisatie.
Hoe werden objecten vroeger genummerd?
Verschillende branches hebben decennialang eigen nummermethodes toegepast. Sommigen probeerden “intelligentie” in het nummer toe te voegen door in het objectnummer al informatie over het object te integreren. In de bouwsector gaven bepaalde posities van nummers aan welk materieelsoort (objecttype) het betrof. Inspectiebedrijven begonnen bij iedere klant opnieuw te nummeren vanaf 1. Dezelfde objectnummers kwamen zo dus meerdere malen voor bij verschillende klanten. Anderen hielden het (soms zeer lange) unieke serienummer van de fabrikant aan als uniek objectnummer. Nummers werden vaak gegraveerd en bleven “eeuwig” in het object staan.
Hoe worden objecten tegenwoordig genummerd?
Tegenwoordig is het graveren van objecten grotendeels vervangen door het plakken van QR-code stickers. Door het scannen van de QR-code met een mobieltje kan eenvoudig het keuringscertificaat of gebruikershandleiding opgehaald worden. Het is veel efficiënter dan een nummer intikken, waarbij door tikfouten een verkeerd object geselecteerd kan worden. Graveren kan eventueel nog wel in metalen objecten maar bij kunststof veiligheidsmiddelen zoals valhelmen is dat uitgesloten.
Objecten nummeren in Centix
Wanneer u een object zoekt in Centix en een gedeelte van dat nummer intikt wilt u zo snel mogelijk het juiste object vinden. Dat klinkt simpel maar Centix “zoekt” anders dan u naar dat nummer. Als u bijvoorbeeld nummer 123 zoekt dan vindt Centix dat nummer ook in 1123 en 1231 etc. Dat is de reden dat Centix aanraadt om voldoende karakters te gebruiken voor de objectnummers.
Met 6 karakters zou u theoretisch 1 miljoen objectennummers tot uw beschikking hebben. Maar alle nummers beginnend met een nul raden wij af, dit nummer kan wegvallen bij een export naar Excel. Daarnaast raden wij series met veel dezelfde getallen af, dit is gewoon moeilijker leesbaar (166660 t/m 166669). Als u maximaal 500.000 objecten verwacht kies dan voor 6 karakters en niet 8 karakters.
Een sticker beschadigd of verloren, wat nu?
Een enkele keer beschadigt een QR-code sticker of wordt deze onleesbaar doordat er verf of cement op komt. Dan is het nodig om een nieuwe sticker te plakken. Eén enkele sticker printen ter vervanging is niet efficiënt. Bij de meeste bedrijven worden de stickers in batches geprint en heeft iemand altijd een nieuwe sticker bij de hand.
Het efficiëntst is het om op dat moment een nieuwe sticker op het object te plakken en het object om te nummeren zodat de hele historie behouden blijft. Als u het oude objectnummer naar het barcode veld kopieert kunt u het object ook nog onder het oude (gegraveerde) nummer blijven vinden.
Ons advies
Bepaal hoeveel objecten u de komende jaren verwacht en kies het daarbij behorende aantal karakters voor uw objectnummers. Gebruik hierbij geen letters, dat is inefficiënt intikken op een toetsenbord. Als u objecten omnummert, kopieer dan het huidige objectnummer naar het barcodeveld.
Gebruik geen nummers beginnend met een nul of speciale karakters of spaties in het ID. Indien u toch gebruik wilt maken van een speciaal karakter in het ID gebruik dan het minteken (–) of een laag streepje (_).
Verwerk geen “intelligentie” in het objectnummer zoals locaties, objecttype of klantgegevens, het is maar een nummer! Voor aanvullende informatie zijn andere velden beschikbaar.
Do's
- Gebruik alleen nummers
- Gebruik een lang en goed leesbaar nummer
- Kopieer het oude objectnummer bij het omnummeren naar het barcodeveld
- Best practice nummer: begin bij 125001
Don'ts
- Begin nooit met een 0
- Verwerk geen “intelligentie” in objectnummers
- Gebruik geen nummering per klant of relatie
- Gebruik geen spaties of speciale karakters* in het ID