Gemeente Nijmegen gebruikt het systeem van Centix om daarmee alles te registreren wat er uitgeleend, uitgegeven wordt, maar ook wat er terug komt. Ellen Marcusse, medewerker bedrijfsadministratie bij de buitendienst, vertelt hoe ze het systeem vanaf 0 helemaal heeft ingevuld. De complexiteit was groot. Zo had de voormalige coördinator van het magazijn zijn eigen werkmethode, en stond alles geregistreerd in mappen. “Het was een kast vol met mappen”, vertelt Ellen, die zich al anderhalf jaar bezig houdt met het proces om zoveel mogelijk in Centix te registreren. “Dat is werk wat nooit af is. Zo hebben we ook straatmeubilair dat erbij komt of aangepast wordt. Die lijst is nooit compleet.”
10.000 euro verschil
Vooral in het magazijn is het systeem van Centix van grote waarde gebleken. “We hadden het veel eerder moeten gebruiken”, zegt Ellen. “In het begin, met inmiddels ruim 1.800 geregistreerde objecten, was het: waar beginnen we aan?” “Het betaalt zichzelf zeker terug”, zegt Operationeel Leidinggevende bij Gemeente Nijmegen, Gerrie Wijers. Hij licht toe: “Bij Gemeente Nijmegen vinden we het belangrijk om te digitaliseren. Hierdoor hebben we ons voorraadbeheer beter op orde en kunnen we duidelijke cijfers laten zien aan het einde van het jaar. We weten precies wat er is. Het verschil in balansen was voorheen bijna 10.000 euro; wat ligt er wel in het magazijn en wat staat er op papier? Nu met Centix zit er geen verschil meer in en zijn we super blij, zoals het op dit moment gaat.”
Gerrie Wijers – “Het verschil in balansen was voorheen bijna 10.000 euro; wat ligt er wel in het magazijn en wat staat er op papier? Nu met Centix zit er geen verschil meer in.”
Uitgifte balie
Dat beaamt Ellen: “Het is heel fijn om met Centix onze voorraad op orde te houden. Het voordeel van een digitaal voorraadsysteem, in dit geval Centix, is dat er overzicht is, de voorraad is gewoon goed op orde. We kunnen precies zien, wanneer we wat moeten bestellen en er raakt bijna niks meer kwijt.” Ze vertelt hoe gemeente Nijmegen met Centix te werk gaat… “In het magazijn hebben we een balie, of eigenlijk een toonbank. Zo noemen wij dat. Onze medewerkers komen hier binnen en geven aan wat ze nodig hebben aan materialen. De magazijnmedewerker loopt het magazijn in of boven, en haalt de benodigde spulletjes. Hij heeft zijn scanner of mobiel in handen en kan het direct afboeken en registreren op de persoon naar wie het naar toe gaat of voor welk evenement het gebruikt wordt.”
QR-codes Centix
Voor het registreren en eenvoudig terugvinden van materialen, gebruikt gemeente Nijmegen ook de QR-codes van Centix. “Niet op elk onderdeel komt een sticker”, zegt Ellen. “Bij de bulkmaterialen hebben we een sticker geplakt. Als je die scant, komt in het systeem tevoorschijn wat het is en hoeveel we nog op voorraad hebben.” Ellen en Gerrie zijn tevreden, en vertellen ook van voornemens te zijn het uit te breiden. “We willen ook het financiële plaatje eraan hangen. Stel voor: er breekt een brand uit. Dan is het goed om te weten wat er in welke ruimte ligt en wat de waarde is. Ik ben er heel blij mee. Vanaf het begin af aan heb ik gezegd: Centix is mijn winkeltje. Zo voelt dat ook. Ook de medewerkers die ermee werken, zijn positief. Bijvoorbeeld de planner die werkbonnen klaar zet in Centix. Ze vinden het allemaal fijn om mee te werken.”
Voor meer informatie over de gemeente Nijmegen: Bezoek de website van gemeente Nijmegen.
Ontdek wat Centix kan betekenen voor uw gemeente
Bent u na het lezen van de ervaringen van Gemeente Nijmegen enthousiast geworden en wilt u meer weten? Graag neem ik u mee door de mogelijkheden die Centix u te bieden heeft in een productdemonstratie. Afhankelijk van uw wensen, praat ik u in een half uur tot anderhalf uur bij zodat u een duidelijk beeld krijgt van onze complete materieelbeheeroplossing!
