Consultant
Stap je over van een andere assetmanagementtool of van Excel naar Centix? Dan is het belangrijk om je gegevens goed af te stemmen op de standaarden van Centix. Zo zorg je ervoor dat je direct efficiënt aan de slag kunt.
Tijdens de initiële inrichting van jouw nieuwe Centix-omgeving staan mijn collega-consultants en ik klaar om je te begeleiden bij de migratie. Tijdens dit proces maak je als klant belangrijke keuzes over de inrichting van je data. Een goede voorbereiding is essentieel voor een soepele overgang, zodat je optimaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden van Centix.
Migratie naar Centix: Wat betekent dit?
Een succesvolle overstap naar Centix begint met inzicht in enkele kernbegrippen: ‘objecten’, ‘objecttypes’ en ‘OI-plannen’. Hieronder leg ik kort uit wat deze Centix-termen inhouden.
Wat zijn objecten?
In Centix noemen we een asset een object. Dit is het unieke item dat je registreert, keurt of onderhoudt, meestal voorzien van een uniek nummer of serienummer. Denk aan gereedschap, hijsmiddelen, machines of installaties. In Excel staan deze vaak in rijen met itemnummers, omschrijvingen en keuringsdata.
Wat zijn objecttypes?
Elk object in Centix wordt gekoppeld aan een objecttype, gebaseerd op het soort keuring of registratie. Een objecttype is in feite een categorie waarin objecten worden ingedeeld. Door dit goed in te richten, worden automatisch de juiste keuringen aan nieuwe objecten gekoppeld. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
- Registreren zonder keuring: Soms wil je apparatuur registreren zonder keuring. In dat geval gebruik je het standaard objecttype ‘Overige – Alleen registratie’. Wil je meer onderscheid maken, dan kun je zelf nieuwe objecttypes zonder keuring aanmaken.
- Objecttypes met één keuring: Objecttypes zoals ladders en trappen hebben vaak slechts één keuring. Deze komen het meest voor.
- Objecttypes met meerdere keuringen: Voor bepaalde apparatuur, zoals elektrische meetinstrumenten (bijvoorbeeld een weegschaal met stekker), zijn vaak twee keuringen vereist: een jaarlijkse NEN 3140-keuring en een kalibratie. In dit geval maak je een apart objecttype aan waarin beide keuringen zijn opgenomen.
- Vastopgestelde machines: Voor machines zoals draaibanken of onderdelen van productielijnen kunnen de keuringen en onderhoudstaken sterk variëren. In plaats van voor elke machine een apart objecttype aan te maken, kun je kiezen voor één algemeen objecttype, zoals ‘Vastopgestelde machines’. Per object stel je dan de juiste keuringen en onderhoudstaken in.
Wat zijn OI-plannen?
Onderhouds- en inspectieplannen (OI-plannen) zijn checklijsten met specifieke controlepunten die je gebruikt tijdens keuringen of onderhoudswerkzaamheden. In de praktijk werken keurders en monteurs vaak al met dergelijke lijsten waarop zij hun controles afvinken.
In Centix maak je voor elk type keuring of onderhoud een eigen OI-plan aan. Zo’n plan kan verschillende soorten inspectiepunten bevatten. Denk aan ja/nee- of goed/fout-vragen (inclusief n.v.t.-opties), of aan meetwaarden met ingestelde toleranties. Op basis daarvan beoordeelt het systeem automatisch of een item wordt goedgekeurd of afgekeurd.
Centix levert standaard een aantal veelgebruikte OI-plannen mee. Je kunt deze zelf uitbreiden of aanpassen, eventueel met hulp van een consultant.
Hoe bepaal je de juiste inrichting?
Stap 1: Breng je keuringen in kaart
Begin met een overzicht van alle keuringen binnen je organisatie, inclusief frequentie en diepgang.
- Keuringen uitbesteed? Dan volstaat vaak een generieke inrichting. De inspectiepunten worden bepaald door de externe partij; voor jou is een herinnering in Centix meestal voldoende. De bijbehorende certificaten (in pdf-formaat) kun je eenvoudig uploaden, zodat alle informatie centraal beschikbaar blijft.
- Keuringen in eigen beheer of via externe keurders die in Centix inloggen? Dan is een specifieke inrichting nodig. Denk aan passende OI-plannen en objecttypes die nauw aansluiten op de te keuren objecten. Zo verlopen keuringen efficiënter en wordt de kans op fouten verkleind.
Voorbeeld: Bij een generieke inrichting gebruik je één objecttype, zoals ‘Ladders en trappen’. Kies je voor een specifieke inrichting, dan maak je onderscheid met aparte objecttypes en OI-plannen, zoals ‘Telescoopladders’, ‘Uitschuifladders’, ‘Trappen’ en ‘Bordestrappen’.
Stap 2: Objecttype-indeling
Het overzicht van keuringen en bijbehorende intervallen geeft al een eerste aanzet voor de indeling van je objecttypes. Toch vraagt dit nog om verdere verfijning.
- Verschillende tijdsintervallen voor hetzelfde OI-plan: Heb je objecttypes waarvoor hetzelfde OI-plan van toepassing is, maar met verschillende tijdsintervallen? Bijvoorbeeld een halfjaarlijkse in plaats van een jaarlijkse kalibratie? In dat geval maak je aparte objecttypes aan, zodat je elk objecttype met de juiste frequentie kunt koppelen.
- Objecten zonder keuring of onderhoud: Sommige objecten worden alleen geregistreerd, zonder keuring of onderhoud. Wil je binnen deze groep toch onderscheid maken? Maak dan aparte objecttypes aan. Als dat niet nodig is, volstaat het standaard objecttype ‘Overige – Alleen registratie’.
- Objecttypes met aanvullende eigenschappen: Je kunt objecttypes ook definiëren op basis van specifieke eigenschappen. Bijvoorbeeld, wil je het meetbereik (in Bar) van manometers vastleggen? Maak dan een specifiek objecttype aan met de eigenschap ‘Meetbereik’. Deze eigenschap is alleen relevant voor manometers en wordt dus enkel bij dit type getoond.
- Visuele elementen: Soms kan het nodig zijn om aparte objecttypes te maken vanwege visuele elementen. Denk hierbij aan het toevoegen van specifieke afbeeldingen of documenten die alleen voor bepaalde types relevant zijn.
Voorbereiding migratie
Het idee om een nieuw systeem in te richten kan best overweldigend zijn. Misschien herken je deze vragen:
- Hoe weet ik of mijn Excel-bestand compleet genoeg is?
- Hoe zet ik mijn Excel-data om naar Centix?
- Hoe bepaal ik de juiste objecttypes en OI-plannen?
- Wat als ik later iets wil aanpassen?
Geen zorgen – je staat er niet alleen voor. Wij als consultants begeleiden je stap voor stap, stemmen de inrichting af op jouw werkwijze, en zorgen voor een soepele migratie. Achteraf aanpassen? Geen probleem. De inrichting kan altijd worden aangepast op basis van nieuwe inzichten.
Bekijk ook onze video over de data-inrichting in Centix voor een visuele uitleg van het proces.
Ontdek wat Centix voor uw organisatie kan betekenen
Nog geen Centix klant? Graag neem ik u mee door de mogelijkheden die Centix u te bieden heeft in een productdemonstratie. Afhankelijk van uw wensen, praat ik u in een half uur tot anderhalf uur bij zodat u een duidelijk beeld krijgt van onze softwareoplossing!
