Bij de levering van producten kan een conformiteitsverklaring onderdeel zijn van de bijbehorende documentatie. Deze verklaring moet de juiste productgegevens bevatten en later eenvoudig terug te vinden zijn. Wanneer een organisatie verschillende producten en afzonderlijke exemplaren beheert, kan het opstellen, koppelen en bewaren van deze documenten veel handmatig werk opleveren.
Met de Declaration of Conformity-functie, afgekort DoC, kan een organisatie dit proces in Centix inrichten. Het juiste verklaringstype wordt aan een product gekoppeld, bij het aanmaken van een object overgenomen en bij de vrijgave gebruikt om de verklaring te genereren. Het document wordt vervolgens bij het juiste object opgeslagen.
Wat is een Declaration of Conformity?
Een Declaration of Conformity is een conformiteitsverklaring die bij een product kan worden afgegeven. Welke verklaring nodig is en welke informatie deze moet bevatten, hangt af van het product en de toepasselijke wet- en regelgeving.
In de praktijk komen verschillende benamingen en verklaringstypen voor, zoals een IIA-verklaring, IIB-verklaring, EG-verklaring van overeenstemming, EU-conformiteitsverklaring of EU-inbouwverklaring. Binnen Centix kunnen organisaties de verklaringstypen inrichten die bij hun eigen producten en processen passen.
Hoe werkt de DoC-functie in Centix?
De DoC-functie zorgt ervoor dat bij de vrijgave van een nieuw product automatisch de juiste conformiteitsverklaring kan worden gegenereerd. Welk document nodig is, wordt vooraf ingericht. Daardoor hoeft een medewerker dit niet bij iedere levering opnieuw te bepalen.
1. De verklaringstypen inrichten
Een organisatie legt in Centix de verklaringstypen vast die binnen het eigen proces worden gebruikt. Per verklaringstype wordt bepaald welk rapportsjabloon Centix moet gebruiken en onder welke documentsoort de gegenereerde verklaring bij het object wordt opgeslagen.
Een fabrikant gebruikt bijvoorbeeld verschillende verklaringen voor de producten die hij levert. In Centix worden hiervoor afzonderlijke verklaringstypen ingericht, zoals ‘IIA-verklaring’ en ‘IIB-verklaring’. Voor ieder type wordt een eigen rapportsjabloon gebruikt, zodat de verklaring de juiste opbouw, inhoud en vormgeving krijgt.
De organisatie bepaalt zelf welke verklaringstypen nodig zijn en welke informatie in de bijbehorende rapporten wordt opgenomen.
2. Het juiste verklaringstype wordt aan het product gekoppeld
Vervolgens wordt per product ingesteld welk verklaringstype standaard van toepassing is. Hierdoor ligt vooraf vast welk document bij een object van dit product moet worden gegenereerd.
Stel dat een fabrikant voor het product ‘Hijsband 3 ton’ het verklaringstype ‘IIA-verklaring’ gebruikt. Dit verklaringstype wordt eenmalig aan het product gekoppeld. Worden later meerdere hijsbanden van dit product geregistreerd, dan hoeft de medewerker niet bij ieder afzonderlijk exemplaar opnieuw het juiste verklaringstype te selecteren.
Voor producten waarvoor een andere verklaring wordt gebruikt, kan een ander verklaringstype worden ingesteld. Zo ligt op productniveau vast welk rapportsjabloon Centix bij de latere vrijgave moet gebruiken.
3. Het object wordt aangemaakt en aan het product gekoppeld
Wanneer een afzonderlijk exemplaar wordt geregistreerd, maakt de medewerker hiervoor een object aan en koppelt dit aan het juiste product. Algemene productgegevens kunnen daardoor worden hergebruikt. Op het object worden de gegevens vastgelegd die bij dit specifieke exemplaar horen, zoals het serienummer, bouwjaar en eventuele afwijkende kenmerken.
Ook het ingestelde verklaringstype wordt vanuit het product aan het object gekoppeld. Daarmee ligt bij het aanmaken van het object al vast welke verklaring op een later moment moet worden gegenereerd.
Wordt een hijsband met serienummer 3T-2026-08144 aangemaakt en gekoppeld aan het product ‘Hijsband 3 ton’? Dan neemt het object de beschikbare productgegevens en het ingestelde verklaringstype over. De medewerker vult alleen de gegevens aan die specifiek zijn voor deze hijsband.
4. De vrijgavestatus start de documentgeneratie
Zodra de hijsband met serienummer 3T-2026-08144 gereed is voor levering, wijzigt de medewerker de status van het object naar bijvoorbeeld ‘Vrijgegeven’ of ‘Gereed voor levering’. Deze statuswijziging kan worden gebruikt als startpunt voor het genereren van de verklaring.
Centix controleert welk verklaringstype aan het object is gekoppeld en selecteert het bijbehorende rapportsjabloon. De beschikbare gegevens van het product en het individuele object worden in het document verwerkt. Vervolgens genereert Centix de ingestelde verklaring en koppelt deze automatisch aan de hijsband.
De medewerker hoeft hierdoor niet zelf het juiste rapportsjabloon te zoeken, gegevens opnieuw over te nemen of het gegenereerde document handmatig aan het object te koppelen.
5. De verklaring is beschikbaar in het objectdossier
Na het genereren wordt de verklaring als document bij de hijsband opgeslagen. Hierdoor blijft het document verbonden aan het juiste object.
Wanneer een klant of medewerker later de documentatie van deze hijsband nodig heeft, kan de verklaring rechtstreeks vanuit het objectdossier worden geopend. In hetzelfde dossier kunnen ook andere documenten en gegevens van het object worden beheerd. Zo hoeft de organisatie niet in losse mappen of systemen naar de juiste verklaring te zoeken.
Minder handmatig werk en grip op conformiteitsverklaringen
Door verklaringstypen eenmalig in te richten en aan producten te koppelen, wordt het genereren van conformiteitsverklaringen onderdeel van het reguliere productie- en vrijgaveproces. Algemene productgegevens worden hergebruikt, gegevens van het individuele object worden automatisch in de verklaring verwerkt en het gegenereerde document wordt direct bij het juiste object opgeslagen.
Medewerkers hoeven daardoor niet voor ieder afzonderlijk exemplaar opnieuw het juiste verklaringstype of rapportsjabloon te zoeken. Ook hoeven zij gegevens niet handmatig over te nemen of de verklaring achteraf aan het objectdossier toe te voegen.
Zo helpt Centix fabrikanten om conformiteitsverklaringen op een vaste en overzichtelijke manier te genereren en te beheren. Voor ieder geleverd exemplaar blijft duidelijk welke verklaring erbij hoort, terwijl de organisatie zelf bepaalt welke verklaringstypen, sjablonen en gegevens binnen het eigen proces worden gebruikt.
Ontdek wat Centix voor uw organisatie kan betekenen
Centix helpt fabrikanten om producten, objecten en bijbehorende documentatie overzichtelijk te beheren. Benieuwd hoe onze software uw processen kan ondersteunen en handmatig werk kan verminderen? Tijdens een persoonlijke productdemonstratie laten we u graag de mogelijkheden zien.
