› Workflowmanagement 

Gestructureerd beheer van uw werkprocessen

Efficiënter inzetten van operationele medewerkers

Voert uw organisatie activiteiten uit waarvoor u mensen moet inplannen, zoals het afhandelen van klachten en storingen, het uitvoeren van reparaties, reguliere onderhoudswerkzaamheden en inspecties of andere operationele werkzaamheden? Dan ligt de sleutel voor het efficiënter inzetten van uw medewerkers en het verbeteren van de kwaliteit van uw dienstverlening in het vergroten van uw grip op deze werkprocessen. Een doortimmerd systeem voor workflowmanagement helpt u de aansturing en monitoring beter te beheren en te beheersen. Centix4 biedt u een complete oplossing voor het gestructureerd inplannen van werkzaamheden, alsmede het registreren en documenteren van meldingen en andere activiteiten. Hiermee heeft u niet alleen continu een actueel inzicht in de voortgang van alle werkzaamheden; u beschikt bovendien over alle benodigde gegevens voor de administratieve afhandeling ervan. Kortom, alle functionaliteit die u nodig heeft voor het managen van uw workflow is beschikbaar in een serie modules voor Centix4.

Flexibel inzetbaar

Een van de uitgangspunten van Centix4 is dat onze oplossingen uw huidige processen moeten faciliteren, in plaats van dat u uw processen moet afstemmen op de software. Centix4 ondersteunt uw processen op adequate wijze, dankzij de modulaire samenstelling en de flexibele inzetbaarheid van de functionaliteit. Daardoor koopt u alleen de functionaliteit die u nodig heeft en kunt u de software configureren naar de wijze waarop uw werkprocessen zijn georganiseerd. Bovendien is workflowmanagement in Centix4 naadloos geïntegreerd met het beheer van ojecten, relaties en documenten. U heeft dus altijd de juiste en actuele informatie binnen handbereik. Centix4 zorgt voor structuur en overzicht, maar is eveneens een doelgericht en flexibel systeem voor het aansturen van medewerkers. Zo krijgt u een krachtig instrument in handen om de kwaliteit en efficiëntie van uw dienstverlening te verbeteren. De belangrijkste voordelen hiervan zijn: lagere kosten voor storingsopvolging, hogere klanttevredenheid en betere beheersing van uw bedrijfsprocessen.

Workflow items

Het workflowmanagementsysteem bestaat uit verschillende typen workflow items, met elk een eigen toepassingsgebied.
Door de hiërarchische structuur ontstaat in één oogopslag duidelijkheid over welk pad er doorlopen is. Hier een overzicht van de workflow items:

Meldingen

Workflowmanagement in Centix4 begint vaak bij een melding. Dat kan een melding zijn die telefonisch of per e-mail is gedaan door een externe klant of een interne opdrachtgever. Maar een melding kan ook door Centix4 zelf worden gegenereerd vanuit een onderhouds- of inspectieplan of naar aanleiding van eerder geregistreerde meetresultaten. Centix4 zorgt voor een gestructureerde intake van deze meldingen, aan de hand van enkele overzichtelijke invulschermen. Daarbij wordt iedere melding gekoppeld aan reeds aanwezige gegevens over de relatie, het object of het project waarover de melding plaatsvindt. Tevens wordt een aantal eigenschappen van de melding vastgelegd, onder meer over het type melding, de prioriteit en uren die eraan besteed gaan worden. De persoon die de melding moet gaan opvolgen - een monteur of een inspecteur - en de verantwoordelijke planner of werkvoorbereider, hebben daardoor direct toegang tot alle relevante informatie.

Het hoofdvenster van de melding geeft gedurende zijn gehele levensduur in één oogopslag een volledig overzicht van de melding, de relatie en het object. Ook is de status ervan op ieder moment inzichtelijk. Onder het hoofdvenster bevindt zich een aantal tabbladen voor het rapporteren van de activiteiten die uit de melding volgen en de administratieve afhandeling ten aanzien van onderhoudscontracten, prijsafspraken en tarieven. Ook relevante documenten die al in Centix4 zijn opgenomen, zoals handleidingen en werkinstructies, zijn eenvoudig op te roepen.

>> top

Werkorders

Met werkorders zijn zowel medewerkers van de interne organisatie als van externe partijen aan te sturen. De werkorders bieden uitkomst bij vragen zoals: welke werkzaamheden uitvoeren op welke locatie? In hoeverre is het werk gereed? Hoeveel uren en materiaal zijn geregistreerd? Is er verschil tussen de begrote en de werkelijk gerealiseerde uren en materialen?

>> top

Afspraken

Wilt u uw commerciële buitendienst kunnen aansturen of afspraken maken waarvoor geen werkbon nodig is? Dan gebruikt u het workflow item ‘afspraken’. Met dit type workflow item kunt u vastleggen, waar, wanneer en met wie u een afspraak heeft. Gebruikmakend van het additionele planbord krijgt u een compleet overzicht van de gemaakte afspraken (eventueel per regio).

>> top

Taken

Het workflow item ‘taken’ is vaak het vangnet van de organisatie. Vergelijkbaar met bijvoorbeeld Microsoft Outlook, kunnen relatief simpele acties met een taak worden beheerd.

>> top

E-mails

Binnen workflowmanagement kunt u ontvangen en verstuurde e-mails die bij een melding horen vastleggen. Met een additionele module kunt u zelfs geautomatiseerd uw e-mailbox uitlezen en verwerken.

>> top

Documenten

Ontvangen of verzonden documenten zoals aanvragen, offertes, klachten et cetera kunnen met dit workflow itemtype worden geregistreerd. Deze content kunt u eventueel koppelen met een hyperlink, maar ook in de Centix4-database opslaan. Eigenlijk doet het woord documenten te kort aan de functionaliteit, want ook foto’s, films, tekeningen, flowcharts e.d. zijn probleemloos te beheren.

>> top

Telefoongesprekken

Het workflow itemtype ‘telefoongesprekken’ stelt u in staat om telefoongesprekken te loggen. Door gesprekken bij te houden, weet u bijvoorbeeld precies op welke data en tijden met een klant is gesproken over een melding – en natuurlijk de inhoud van deze gesprekken. Maar ook het meten van de responstijden vanaf een melding tot uw medewerker contact opneemt met de klant wordt hierdoor relatief eenvoudig. eenvoudig.

>> top

Planbord

Heeft u een omvangrijke buitendienst, dan is het efficiënt inplannen van medewerkers een uitdaging op zich. Centix4 biedt hiervoor een aparte planbordmodule met een overzichtelijke grafische weergave, die bovendien geheel naar voorkeur van de gebruiker is in te stellen. Op het planbord zijn openstaande workflow items in te plannen, eenvoudig door ze met drag and drop op tijdbalken te plaatsen. Deze zogenoemde planitems kunnen op de tijdbalk van één medewerker, maar ook aan meerdere medewerkers gekoppeld worden. Ook is het mogelijk om meerdere workflow items op één planitem te bundelen, bijvoorbeeld alle openstaande werkzaamheden voor één klant. Indien aan een workflow item een voorcalculatie van uren is gekoppeld, wat bijvoorbeeld bij een werkorder het geval kan zijn, dan verschijnt in de tijdbalk automatisch een blok met de gecalculeerde tijd. Zonder voorcalculatie kan de werkvoorbereider of planner de benodigde tijd zelf inschatten en zowel het planitem qua lengte verslepen, als de begin- en eindtijd in te geven. Het planbord houdt rekening met werkbare dagen, pauzes, werktijden en contracttijden van de medewerkers. En dit alles in een transparante grafische weergave.

>> top

Werkbonnen

Vanaf het planbord kunnen werkbonnen voor planitems worden aangemaakt. Omdat het mogelijk is om meerdere workflow items voor dezelfde relatie op één planitem te bundelen, kan een werkbon ook verschillende workflow items omvatten. De werkbon is zowel elektronisch als op papier aan medewerkers ter beschikking te stellen. Wanneer een onderhouds- of inspectieplan aan een workflow item (meestal een werkorder) is gekoppeld, dan kan deze geopend worden door de link achter MI* in het workflow item aan te klikken. Het MI-plan dat aan het betreffende object is gekoppeld, wordt dan geopend en kan vervolgens worden uitgevoerd. (MI is een aparte module in Centix4. Voor meer informatie over deze module verwijzen wij u naar de specifieke documentatie over deze module.) Via de werkbon zijn per workflow item de gewerkte uren, gebruikte artikelen en gereden kilometers te registreren, ten behoeve van interne urenverantwoording en doorbelasting of voor facturatie aan de klant. In Centix4 heet dit ‘realisaties’. Ook kan de medewerker de status van het workflow item aanpassen. Bijvoorbeeld: ‘afgerond’ of ‘opnieuw inplannen’ wanneer onderdelen besteld moeten worden. Wilt u na afronding van de werkzaamheden de werkbon laten aftekenen door de klant of opdrachtgever, dan kan dit zowel op papier als digitaal. In Centix4 kan namelijk een venster worden opgeroepen, waarin met behulp van een muis een handtekening kan worden geplaatst.

>> top