Workflowmanagement
Gestructureerd beheer van uw werkprocessen
Efficiënter inzetten van operationele medewerkers
Voert uw organisatie activiteiten uit waarvoor u mensen moet inplannen, zoals het
afhandelen van klachten en storingen, het uitvoeren van reparaties, reguliere
onderhoudswerkzaamheden en inspecties of andere operationele werkzaamheden? Dan
ligt de sleutel voor het efficiënter inzetten van uw medewerkers en het
verbeteren van de kwaliteit van uw dienstverlening in het vergroten van uw grip
op deze werkprocessen. Een doortimmerd systeem voor workflowmanagement helpt u
de aansturing en monitoring beter te beheren en te beheersen. Centix4 biedt u
een complete oplossing voor het gestructureerd inplannen van werkzaamheden,
alsmede het registreren en documenteren van meldingen en andere activiteiten.
Hiermee heeft u niet alleen continu een actueel inzicht in de voortgang van alle
werkzaamheden; u beschikt bovendien over alle benodigde gegevens voor de
administratieve afhandeling ervan. Kortom, alle functionaliteit die u nodig
heeft voor het managen van uw workflow is beschikbaar in een serie modules voor
Centix4.
 Flexibel inzetbaar
Een van de uitgangspunten van Centix4 is dat onze oplossingen uw huidige
processen moeten faciliteren, in plaats van dat u uw processen moet afstemmen op
de software. Centix4 ondersteunt uw processen op adequate wijze, dankzij de
modulaire samenstelling en de flexibele inzetbaarheid van de functionaliteit.
Daardoor koopt u alleen de functionaliteit die u nodig heeft en kunt u de
software configureren naar de wijze waarop uw werkprocessen zijn georganiseerd.
Bovendien is workflowmanagement in Centix4 naadloos geïntegreerd met het beheer
van ojecten, relaties en documenten. U heeft dus altijd de juiste en actuele
informatie binnen handbereik. Centix4 zorgt voor structuur en overzicht, maar is
eveneens een doelgericht en flexibel systeem voor het aansturen van medewerkers.
Zo krijgt u een krachtig instrument in handen om de kwaliteit en efficiëntie van
uw dienstverlening te verbeteren. De belangrijkste voordelen hiervan zijn:
lagere kosten voor storingsopvolging, hogere klanttevredenheid en betere
beheersing van uw bedrijfsprocessen.
Workflow items
Het workflowmanagementsysteem bestaat uit verschillende typen workflow items,
met elk een eigen toepassingsgebied.
Door de hiërarchische structuur ontstaat in
één oogopslag duidelijkheid over welk pad er doorlopen is. Hier een overzicht
van de workflow items:
Meldingen
 Workflowmanagement in Centix4 begint
vaak bij een melding. Dat kan een melding zijn die telefonisch of per e-mail is
gedaan door een externe klant of een interne opdrachtgever. Maar een melding kan
ook door Centix4 zelf worden gegenereerd vanuit een onderhouds- of inspectieplan
of naar aanleiding van eerder geregistreerde meetresultaten. Centix4 zorgt voor
een gestructureerde intake van deze meldingen, aan de hand van enkele
overzichtelijke invulschermen. Daarbij wordt iedere melding gekoppeld aan reeds
aanwezige gegevens over de relatie, het object of het project waarover de
melding plaatsvindt. Tevens wordt een aantal eigenschappen van de melding
vastgelegd, onder meer over het type melding, de prioriteit en uren die eraan
besteed gaan worden. De persoon die de melding moet gaan opvolgen - een monteur
of een inspecteur - en de verantwoordelijke planner of werkvoorbereider, hebben
daardoor direct toegang tot alle relevante informatie.
Het hoofdvenster van de melding geeft gedurende zijn gehele levensduur in één
oogopslag een volledig overzicht van de melding, de relatie en het object. Ook
is de status ervan op ieder moment inzichtelijk. Onder het hoofdvenster bevindt
zich een aantal tabbladen voor het rapporteren van de activiteiten die uit de
melding volgen en de administratieve afhandeling ten aanzien van
onderhoudscontracten, prijsafspraken en tarieven. Ook relevante documenten die
al in Centix4 zijn opgenomen, zoals handleidingen en werkinstructies, zijn
eenvoudig op te roepen.
>> top
 Werkorders
Met werkorders zijn zowel medewerkers van de interne organisatie als van externe
partijen aan te sturen. De werkorders bieden uitkomst bij vragen zoals: welke
werkzaamheden uitvoeren op welke locatie? In hoeverre is het werk gereed?
Hoeveel uren en materiaal zijn geregistreerd? Is er verschil tussen de begrote
en de werkelijk gerealiseerde uren en materialen?
>> top
 Afspraken
Wilt u uw commerciële buitendienst kunnen aansturen of afspraken maken waarvoor
geen werkbon nodig is? Dan gebruikt u het workflow item ‘afspraken’. Met dit
type workflow item kunt u vastleggen, waar, wanneer en met wie u een afspraak
heeft. Gebruikmakend van het additionele planbord krijgt u een compleet
overzicht van de gemaakte afspraken (eventueel per regio).
>> top
 Taken
Het workflow item ‘taken’ is vaak het vangnet van de organisatie. Vergelijkbaar
met bijvoorbeeld Microsoft Outlook, kunnen relatief simpele acties met een taak
worden beheerd.
>> top
 E-mails
Binnen workflowmanagement kunt u ontvangen en verstuurde e-mails die bij een
melding horen vastleggen. Met een additionele module kunt u zelfs
geautomatiseerd uw e-mailbox uitlezen en verwerken.
>> top
Documenten
Ontvangen of verzonden documenten zoals aanvragen, offertes, klachten et cetera
kunnen met dit workflow itemtype worden geregistreerd. Deze content kunt u
eventueel koppelen met een hyperlink, maar ook in de Centix4-database opslaan.
Eigenlijk doet het woord documenten te kort aan de functionaliteit, want ook
foto’s, films, tekeningen, flowcharts e.d. zijn probleemloos te beheren.
>> top
 Telefoongesprekken
Het workflow itemtype ‘telefoongesprekken’ stelt u in staat om telefoongesprekken
te loggen. Door gesprekken bij te houden, weet u bijvoorbeeld precies op welke
data en tijden met een klant is gesproken over een melding – en natuurlijk de
inhoud van deze gesprekken. Maar ook het meten van de responstijden vanaf een
melding tot uw medewerker contact opneemt met de klant wordt hierdoor relatief
eenvoudig. eenvoudig.
>> top
Planbord
 Heeft u een omvangrijke buitendienst, dan is het efficiënt inplannen van
medewerkers een uitdaging op zich. Centix4 biedt hiervoor een aparte
planbordmodule met een overzichtelijke grafische weergave, die bovendien geheel
naar voorkeur van de gebruiker is in te stellen. Op het planbord zijn
openstaande workflow items in te plannen, eenvoudig door ze met drag and drop op
tijdbalken te plaatsen. Deze zogenoemde planitems kunnen op de tijdbalk van één
medewerker, maar ook aan meerdere medewerkers gekoppeld worden. Ook is het
mogelijk om meerdere workflow items op één planitem te bundelen, bijvoorbeeld
alle openstaande werkzaamheden voor één klant. Indien aan een workflow item een
voorcalculatie van uren is gekoppeld, wat bijvoorbeeld bij een werkorder het
geval kan zijn, dan verschijnt in de tijdbalk automatisch een blok met de
gecalculeerde tijd. Zonder voorcalculatie kan de werkvoorbereider of planner de
benodigde tijd zelf inschatten en zowel het planitem qua lengte verslepen, als
de begin- en eindtijd in te geven. Het planbord houdt rekening met werkbare
dagen, pauzes, werktijden en contracttijden van de medewerkers. En dit alles in
een transparante grafische weergave.
>> top
Werkbonnen
Vanaf het planbord kunnen werkbonnen voor planitems worden aangemaakt. Omdat het
mogelijk is om meerdere workflow items voor dezelfde relatie op één planitem te
bundelen, kan een werkbon ook verschillende workflow items omvatten. De werkbon
is zowel elektronisch als op papier aan medewerkers ter beschikking te stellen.
Wanneer een onderhouds- of inspectieplan aan een workflow item (meestal een
werkorder) is gekoppeld, dan kan deze geopend worden door de link achter MI* in
het workflow item aan te klikken. Het MI-plan dat aan het betreffende object is
gekoppeld, wordt dan geopend en kan vervolgens worden uitgevoerd. (MI is een
aparte module in Centix4. Voor meer informatie over deze module verwijzen wij u
naar de specifieke documentatie over deze module.) Via de werkbon zijn per
workflow item de gewerkte uren, gebruikte artikelen en gereden kilometers te
registreren, ten behoeve van interne urenverantwoording en doorbelasting of voor
facturatie aan de klant. In Centix4 heet dit ‘realisaties’. Ook kan de
medewerker de status van het workflow item aanpassen. Bijvoorbeeld: ‘afgerond’
of ‘opnieuw inplannen’ wanneer onderdelen besteld moeten worden. Wilt u na
afronding van de werkzaamheden de werkbon laten aftekenen door de klant of
opdrachtgever, dan kan dit zowel op papier als digitaal. In Centix4 kan namelijk
een venster worden opgeroepen, waarin met behulp van een muis een handtekening
kan worden geplaatst.
>> top
|