Onderhoud & Inspecties
Universele oplossing voor gestructureerd inspecteren en onderhouden
Zeer efficiënt inspecteren en rapporteren. Voor veel organisaties is het
uitvoeren van onderhoud en inspecties een kernactiviteit. Of het nu gaat om
opleveringen en inspecties in opdracht van derde partijen, of om het onderhouden
en keuren van eigen bedrijfsmiddelen. Wilt u zowel de kwaliteit als de
kosteneffectiviteit van deze activiteiten optimaliseren, dan is een doelmatig
geautomatiseerd systeem een onontbeerlijk hulpmiddel. Centix4 biedt een
universeel toe te passen oplossing voor het planmatig beheren van onderhoud en
inspecties. De software biedt een flexibel raamwerk waarin iedere inspectienorm
en procedure kan worden opgenomen, inclusief gegevens van de meest gangbare
meetinstrumenten.
 Een belangrijk aspect van onderhoud en inspecties is dat deze altijd synoniem
zijn geweest met veel papierwerk. Tijdens de inspectie zelf, waarbij vaak vele
checklists handmatig moeten worden ingevuld. Maar vooral tijdens de tijdrovende
rapportagefase, waarin alle gegevens moeten worden verwerkt tot heldere,
gestructureerde inspectierapporten. Ook hier zorgt Centix4 voor een enorme
efficiencywinst: één complete softwareoplossing die inspecteurs eenvoudig en
gemakkelijk door de inspectie heen leidt en waarmee u met één druk op de knop
razendsnel rapportages produceert.
Zeer breed inzetbaar. Dankzij het flexibele raamwerk voor onderhoud en inspecties
is Centix4 zeer breed inzetbaar. Bijvoorbeeld in de woningbouw en het beheer en
onderhoud van vastgoed. En van relatief eenvoudige elektrotechnische en
werktuigbouwkundige apparaten tot en met complexe industriële installaties. Maar
ook op het gebied van luchtkwaliteit, ziekenhuisbedden, voedsel, hygiëne, speel
en klimtoestellen, etc. Kortom, ieder object dat aan bepaalde eisen moet voldoen
en daar regelmatig op gecontroleerd moet worden.
Het basispakket Centix4 Office biedt u al flexibele mogelijkheden om onderhouds-
en inspectieplannen te koppelen aan de objecten die u in Centix4 beheert. Extra
modules met additionele functionaliteit zorgen ervoor dat u ook de meest
complexe inspecties, checklists en rapportages volledig op maat kunt definiëren.
Hiermee realiseert u niet alleen een geavanceerd, kostenbesparend systeem voor
het optimaal beheersen van
inspecties, opleveringen en keuringen, maar bouwt u
bovendien een kennissysteem op dat de basis vormt
voor effectief kwaliteitsmanagement.
Definiëren van onderhoud en inspecties
Raamwerk voor maatwerk. Het inplannen, uitvoeren en verwerken van onderhouds- en
inspecties is in Centix4 geïntegreerd met objectbeheer en diverse
workflow-modules. Voor elk individueel object of voor iedere locatie die u in
Centix4 beheert, kunt u één of meer onderhoudsof inspectieplannen (in Centix
MI-plannen genoemd) definiëren. Het Centix4 Office basispakket biedt de
mogelijkheid om de resultaten van onderhoudswerkzaamheden en inspecties vast te
leggen. Daarnaast kun u uw eigen onderhouds- en inspectielijsten koppelen of
invoegen in de documentensectie van Centix4. Wilt u zelf complexe inspecties,
checklists en rapportages geïntegreerd in Centix4 vormgeven, dan krijgt u
hiervoor vrijwel onbeperkte mogelijkheden met de module Uitgebreide onderhouds-
en inspectieplannen. Centix4 biedt zo een flexibel raamwerk, waarin inspecties
volledig op maat te definiëren zijn. Dit kunt u zelf doen of laten uitvoeren
door een expertisepartner. Als basis kunnen geldende normen en richtlijnen
dienen, zoals NEN-normen, maar ook eigen interpretaties van normen of zelf
opgestelde criteria. De inhoud van de inspectie wordt opgebouwd door deze
normen, richtlijnen en criteria te vertalen naar een set van vragen.
Daarbij maakt Centix4 onderscheid tussen vier verschillende stappen:
- Vraag (vragen die door het schouwen van het object beantwoord moeten worden).
- Meting (vragen waarvoor meetwaarden handmatig moeten worden ingevoerd).
- Geautomatiseerde meting (metingen die met een meetapparaat worden verricht.
(Meer informatie hierover leest u onder Geautomatiseerde metingen).
- Instructie (instructies zoals meetinstructies voor een inspecteur).
Voor elke vraag is vast te leggen of de inspecteur verplicht is deze te
beantwoorden en op welke manier. Ook zijn fotos die tijdens de inspectie worden
gemaakt toe te voegen en te voorzien van aantekeningen. Wanneer voor een object
of een inspectienorm een generieke set van vragen is gedefinieerd, dan kunnen
deze in verschillende modussen worden gehanteerd. Een modus is een selectie
van vragen die in een specifieke situatie van toepassing zijn. Een goed
voorbeeld is het onderscheid bij autos tussen een grote beurt, een kleine beurt
en een APK. Voor elke modus kan een selectie uit de totale vragenlijst voor het
object worden vastgesteld, die bij het plannen van een inspectie of
onderhoudsbeurt eenvoudig kan worden gekozen.
Inspectie-interval
Een belangrijk onderdeel van een MI-plan is het inspectie-interval de tijd
tussen twee inspecties of onderhoudsbeurten. In een MI-plan kan een standaard
interval worden ingesteld. Dit standaard interval wordt overgenomen bij het
aanmaken van een individueel MI-plan voor een object of locatie, maar kan te
allen tijde aangepast worden. De reden hiervoor is dat het gebruik van het
object over het algemeen bepalend is voor het interval. Als een apparaat
bijvoorbeeld meer dan gemiddeld of in een gevaarlijke omgeving wordt gebruikt,
is een hogere inspectiefrequentie op zijn plaats. Anderzijds kan een
risicoinventarisatie en evaluatie aanleiding zijn om het interval te verlengen
of te verkorten. Naast op basis van een tijdschema, is het interval tevens op
basis van meterstanden te bepalen. Indien gewenst, kunt u zelfs een combinatie
van een tijdperiode en een meterstandinterval definiëren.
Voorcalculatie en workflowmanagement
In ieder MI-plan is ook op te nemen hoeveel tijd nodig is voor het uitvoeren van
de inspectie of het onderhoud en welke materialen hiervoor nodig zijn,
bijvoorbeeld onderdelen en onderhoudsmiddelen. De module Voorcalculatie uren en
materialen biedt hiervoor de benodigde functionaliteit. Met name bij het
inplannen van monteurs of inspecteurs is deze informatie zeer nuttig, zeker
wanneer u ook uw workflow in Centix4 beheert. In dat geval genereert Centix4
vanuit het MI-plan automatisch een workflow item. Door de geïntegreerde
uren-voorcalculatie kan de werkorder voor het MI-plan samen met andere
werkorders vervolgens heel efficiënt worden ingepland. Na uitvoering van de
werkzaamheden zijn de werkelijke gegevens over bestede uren en materialen
beschikbaar voor facturatie en managementinformatie.
Beheer van onderhoud en inspecties
Efficiënt beheer van MI-plannen
Centix4 biedt vele mogelijkheden om onderhouds- en inspectieplannen zeer
efficiënt te beheren. Eén daarvan is het definiëren van een standaard,
overkoepelend MI-plan voor een bepaald type object. Wanneer u dit vervolgens aan
individuele objecten koppelt, kunt per MI-plan een aantal specifieke
instellingen vastleggen, zoals het inspectie-interval en de modus - het deel van
het standaard MI-plan dat van toepassing is. Tevens kunt u het interval tussen
het aanmaken van een workflow item en de uitvoering van het MI-plan bepalen.
Daarnaast kunt u het koppelen aan een onderhoudscontract, project, kostenplaats
en aan relevante documenten, zoals werkinstructies, handleidingen, tekeningen,
plattegronden, fotos etc.
Wanneer u nieuwe apparatuur in gebruik neemt, is onderhoud of inspectie
misschien gedurende de eerste jaren niet of slechts beperkt nodig. In zon
situatie is het mogelijk een periode in te stellen waarna het MI-plan in werking
treedt of bijvoorbeeld de eerste drie jaar een minimale en daarna een
uitgebreide inspectie laten uitvoeren. Binnen de beheerstructuur biedt Centix4 u
zo de flexibiliteit om het MI-plan af te stemmen op de werkelijke situatie. Ook
op deze manier kunt u besparen op uw operationele kosten.
Voor het beheer van de MI-plannen is het eveneens handig wanneer u in één
oogopslag de status van alle MI-plannen kunt bekijken. Dit overzicht kunt u
gemakkelijk op uw scherm halen. Aan de hand van kleurcodes kunt u zien welke
inspecties ingepland moeten worden, of er achterstallige inspecties zijn en
wanneer het inspectieresultaat voor het laatst positief is geweest. Van elk
MI-plan is bovendien de complete historie zichtbaar van alle inspecties die ooit
op een object zijn gedaan. Deze zijn eenvoudig inhoudelijk te raadplegen. Wilt u
specifieker kunnen zoeken naar MI-plannen? Zoals voor een bepaald type object of
norm. Of bijvoorbeeld welke objecten u binnen een maand op een bepaalde
locatie.dient te inspecteren. Met de MI-wizard maakt u zeer snel de selectie die
u nodig heeft. De geselecteerde MI-plannen kunt u vervolgens in één keer
inplannen voor inspectie.
Inspecteren en rapporteren
Gemak dient de inspecteur
 De functionaliteit voor onderhoud en inspecties is naast in Centix4 Office,
gedeeltelijk ontwikkeld met een Mobile-interface. Vanzelfsprekend draait het om
het beheer van de MI-plannen, het verwerken van de gegevens in de database en
het maken van rapportages in het Office-pakket. Inspecties kunnen echter worden
geladen in een tablet PC of laptop. Daarmee behoort het inspecteren op papier
definitief tot het verleden. Voor inspecteurs biedt dit een groot aantal
voordelen. Centix4 vervangt checklisten door een eenvoudige gebruikersinterface,
die de inspecteur met kleuren (groen, rood en zwart) logische en overzichtelijk
door de inspectievragen heen leidt. Tevens is de applicatie zodanig ingericht,
dat de inspecteur slechts minimaal gegevens hoeft in te typen. Bovendien kan hij
ter ondersteuning op ieder moment een beroep doen op uitgebreide helpinformatie
en ondersteunende documenten, zoals tekeningen en schemas.
Geautomatiseerde metingen
Metingen die worden verricht met een meetinstrument zijn als stap op te nemen in
een MI-plan. U kunt hierbij kiezen uit een standaardlijst van testapparaten die
Centix4 ondersteunt. De meetinstrumenten die u daadwerkelijk gebruikt, worden
als object beheerd in Centix4.
Meetgegevens zijn zowel rechtstreeks als indirect in Centix4 te laden. Het
rechtstreeks overbrengen van gegevens vindt bijvoorbeeld plaats via de seriële
poort van de computer. Is dit niet mogelijk, bijvoorbeeld wanneer uw inspecteurs
van huis uit werken en niet dagelijks naar kantoor komen, dan zijn de
meetgegevens ook op te slaan in een CSV-file. Het genereren van deze CSV
bestanden gebeurd met Centix Remote. Dit programma wordt standaard bij de module
meetinstrumenten meegeleverd. Ook wordt Centix Remote vaak gebruikt bij Citrix-
en terminalserver-omgevingen, omdat communicatie via de seriële poort in deze
omgevingen vaak problematisch verloopt.
Wanneer de meetgegevens zijn geladen en Centix4 het opgemeten object herkent,
dan worden de meetgegevens automatisch bijgewerkt. De meting krijgt dan de
kleurcodering zwart. Desgewenst is het dan mogelijk om keurings- of
inspectiecertificaten uit te draaien. Komt de gemeten apparatuur niet in de
beheerdatabase voor, dan krijgt de meting een rode kleur. Om de gegevens alsnog
te kunnen verwerken, dient het apparaat eerst als object te worden geregistreerd
in Centix4. Dit aanmaakproces kan zelfs geautomatiseerd verlopen aan hand van de
verzamelde waarden uit het meetinstrument.
 Razendsnelle rapportages
Een van de grootste voordelen van het beheer van onderhoud en inspecties in
Centix4 is de snelheid waarmee automatisch rapportages te genereren zijn. Deze
kunnen tijdens een project als tussenrapportage of na een project vanuit de
database worden gemaakt. Daarbij is het zeer eenvoudig om op meerdere niveaus te
rapporteren, zoals managementrapporten of advies voor corrigerende maatregelen.
De rapporteditor levert de gebruiker niet alleen een enorme besparing op bij het
opstellen van rapporten, ook de levertijd van rapporten aan derden wordt
drastisch ingekort. Mogelijkheden zoals het samenstellen van cds met
inspectiecertificaten in PDF worden ruim ondersteund.
Gestructureerd kennissysteem
Het gehele inspectieproces - van voorbereiding en inspecties tot en met
verwerking en rapportage - wordt op deze manier vastgelegd in een database:
voorbereiden, inspecteren, verwerken en rapporteren. Deze kennisdatabase kan als
leidraad voor alle inspectieprocessen dienen. Dat maakt het mogelijk om iedere
inspectie met dezelfde procedures, checklisten en vragen uit te voeren en
onderling vergelijkbare gegevens te genereren. Deze benadering van inspecties
maakt daardoor een uniforme benadering van inspectieprojecten mogelijk, waarbij
kwaliteit en kennis geborgen zijn. Immers, door het benutten van de
mogelijkheden van Centix4 ontstaat een gestructureerd en volledig op de
behoeften van de gebruiker toegesneden kennissysteem, waarop men op ieder moment
kan terugvallen.
De structuur van Onderhoud en inspecties
De functionaliteit voor Onderhoud en inspecties in Centix4 kent een horizontale
en een verticale structuur. De verticale structuur bestaat uit de fasen:
Classificatie, Beoordeling en Prioriteitstelling. De horizontale structuur is
opgebouwd uit de stappen: Voorbereiden, Inspecteren, Verwerken en Rapporteren.
Classificatie
Bij ieder object hoort een bepaald objecttype en een locatie waaraan het object
is gekoppeld. Deze drie componenten (object, objecttype en locatie) moeten
voldoen aan de eisen van de bijbehorende normversie.
Beoordeling
Over het geclassificeerde object worden vragen gesteld, die beantwoord kunnen
worden met; goed, fout of niet van toepassing. Vragen die met fout beantwoord
worden, resulteren in een afwijking op de normversie.
Prioriteitstelling
Een afwijking of meting kan worden voorzien van een prioriteitstelling. Over het
algemeen geldt dat een afwijking bijna altijd resulteert in een afwijking op de
normversie (dus als de vraag met fout wordt beantwoord). Bij een meting is dat
veel minder het geval. De metingen zijn namelijk als het ware de vertaling van
de vraag. Het resultaat van de meting bepaalt dan of er sprake is van een
afwijking op de normversie.
Voorbereiden
In Centix4 is het specifiek voorbereiden of plannen van een inspectie niet
strikt noodzakelijk. Omdat alle standaard procedures in de kennisdatabase zijn
vastgelegd, kan een inspectie zonder voorbereiding worden gestart. Een inspectie
kan wel worden voorbereid wanneer specifieke opdrachten worden meegegeven. Ook
deelinspecties kunnen vooraf worden gedefinieerd. Hierdoor kunnen verdeeld over
een project diverse opdrachten worden uitgegeven en beheerd. Tevens is het
mogelijk een inspectieopdracht te verdelen over meerdere inspecteurs en deze op
hetzelfde moment uit te laten voeren.
Inspecteren
Inspecties kunnen plaats vinden met behulp van een mobiele unit zoals een Tablet
PC of een laptop. De inspecteur kan dan op ieder moment teruggevallen op
inspectieprocedures en normen, die in het kennissysteem zijn vastgelegd. Dit
stelt hem in staat om spontane keuringen toe te voegen van apparatuur en/of
installaties, die vooraf nog niet bekend waren. Daarnaast is het natuurlijk
mogelijk om papieren inspectieformulieren te genereren en de inspectieresultaten
naderhand in Centix4 in te voeren.
Verwerken
Tijdens het verwerken van de inspecties kunt u diverse deelinspecties
samenvoegen tot één inspectie. Daarmee wordt het mogelijk om bijvoorbeeld
tijdens een bouwproces een aantal deelinspecties uit te voeren, zonder daarbij
in een administratieve rompslomp te belanden.
Rapporteren
Met de geïntegreerde rapporteditor zijn razendsnel rapporten te produceren in
standaardformaten, zoals Excel en PDF. Voor het opstellen van de rapportages
kunnen de gegevens uit bijna alle velden van de database worden gebruikt. Tevens
kunt u in de editor rapportages in de eigen huis-stijl en rapportagestijl
opmaken. Daarnaast biedt het systeem diverse mogelijkheden voor het samenstellen
van managementrapportages.
Hergebruik gegevens
Gegevens uit de inspecties kunnen als basis dienen voor nieuwe inspecties. Zo is
het mogelijk om op een eenvoudige manier een herinspectie te doen (gebaseerd op
vragen met het antwoord fout). Ook kunnen voorbeeldinspecties (templates) worden
aangemaakt om het typewerk tot een minimum te beperken.
|